Il y a plusieurs avantages à rémunérer de façon raisonnable les administrateurs de votre syndicat.  Voici 2 de ces avantages :

1- Équité pour le temps investi dans l’entretien et la préservation de l’immeuble

2- Facilité à recruter des copropriétaires souhaitant assumer ce poste

Tout d’abord, le fait de rémunérer les administrateurs du syndicat permet de reconnaître le travail supplémentaire que ceux-ci font par rapport aux autres copropriétaires.  Évidemment, lorsqu’une copropriété est en place, la gestion consiste entre autres en des efforts de coordination entre divers intervenants qui s’occuperont d’entretenir et réparer l’immeuble au besoin, de prévoir le budget et par conséquent les frais de condo, de préparer les états financiers, d’organiser annuellement l’assemblée des copropriétaires, etc.  Lorsqu’on a un bon outil de gestion tel le logiciel web de SolutionCondo.com, il est possible de permettre aux administrateurs de se partager ces tâches afin que la gestion autonome soit moins exigeante en terme de temps pour ceux qui s’impliquent dans le conseil d’administration.  Toutefois, il demeure que les copropriétaires devront tout de même investir un peu de leur temps personnel pour  faire la gestion de l’immeuble.  Le fait de les rémunérer, ne serait-ce que de façon symbolique, permet de leur signifier, par un geste concret, la reconnaissance des autres copropriétaires.

De plus, lorsqu’on y pense bien, si chaque copropriétaire s’impliquait, à tour de rôle dans le conseil d’administration, l’effet de rémunérer les copropriétaires élus sur le conseil serait quasi-nul, car cette dépense est payée via les frais de condo des copropriétaires.

Finalement, le fait de rémunérer le travail accompli par les copropriétaires sur le conseil d’administration permet d’inciter les gens à s’impliquer.  En effet, lorsque la tâche d’administration du syndicat résulte du bénévolat pur et simple, si c’est toujours les mêmes personnes qui s’impliquent, au bout d’un temps elles pourraient avoir l’impression que les autres copropriétaires profitent de leur générosité.  C’est ainsi que bien des copropriétés voient des gens très qualifiés pour le poste d’administrateur se désintéresser de ce qui se passe dans l’immeuble.  Ceux-ci se disent : « Je paye mes frais de condo comme tout le monde, pourquoi je ne pourrais pas en profiter comme tout le monde ».    Une petite rémunération leur permettrait de ne plus voir leur travail totalement comme du bénévolat. 

Évidemment, il faut faire une différence entre les administrateurs qui sont dans un immeuble géré par un gestionnaire professionnel et ceux qui font une gestion autonome de leur immeuble.  En fait, les administrateurs faisant une gestion autonome devront investir plus de leur temps que ceux qui embauchent les services d’un gestionnaire professionnel pour s’assurer que l’immeuble soit bien entretenu et se conformer aux obligations qu’exige la bonne gestion d’un immeuble.  Par conséquent, il est certain que ce facteur doit être pris en compte dans la rémunération qui est accordé aux administrateurs.

De plus, il est fort à parier que le fait d’avoir des personnes faisant la gestion à l’interne plutôt que d’avoir recours au service d’un gestionnaire professionnel permet de faire économiser suffisamment d’argent à la copropriété pour assumer une telle rémunération.

Conséquences pour la dame: elle perd son emploi contractuel, car elle devra rester alitée pour plusieurs semaines.  Conséquence pour le syndicat : il reçoit une mise en demeure de la dame, demandant aux assurances du syndicat de la dédommager pour les dommages causés par la perte de son emploi dû à la chute dans les escaliers.  

Il s’agit clairement d’une situation déplorable, car l’on ne voudrait jamais que des gens se blessent chez soi. Pourtant, le syndicat avait pris des précautions : il y avait une rampe dans l’escalier en question et un concierge devait mettre du sel dans les escaliers pour éviter que ceux-ci soient glissants durant l’hiver.  On peut comprendre que le concierge n’habitant pas les lieux, il n’a pas pu mettre de sel dans les marches ce matin-là.  De plus, avec les hivers québécois qui nous réservent toujours de belles surprises en termes de température, le syndicat ne pouvait lui demander de dormir sur le perron simplement pour mettre du sel lorsqu’il tombait du verglas. 

Malgré tout, l’assureur du syndicat a choisi de dédommager la dame qui s’est blessée, jugeant que le syndicat aurait dû s’assurer que les escaliers ne soient pas glissants, et ce malgré le fait qu’il y ait eu une rampe. Les quatre copropriétaires de cet immeuble ont donc dû assumer (au prorata de leur quote-part) la franchise de 500$ qui était liée à la réclamation qui a été faite aux assurances pour ce dommage.  Une belle surprise en revenant du temps des fêtes ! 

En fait, je vous racontais cette histoire pour amener l’idée que l’entraide est parfois la meilleure des solutions pour éviter de tels incidents.  Par exemple, ce syndicat a résolu son problème au niveau des escaliers glacés en mettant à l’entrée de chacune des portes extérieures, des bacs de sel que les copropriétaires et leurs visiteurs peuvent utiliser pour déglacer eux-mêmes les escaliers.  Ce geste simple et qui prend peu de temps à chacun a permis de responsabiliser les copropriétaires quant à l’entretien des escaliers durant l’hiver.  De cette façon, tout le monde est en sécurité et aucun reproche ne pourra être fait au syndicat dans le futur si des gens se blessent dans les escaliers. 

L’approche de l’entraide peut être utilisée pour bien des aspects de l’entretien de l’immeuble.  Par exemple, si vous avez peu d’entretien paysagé à faire dans votre syndicat, vous pourriez organiser une demi-journée de jardinage avec les copropriétaires qui s’intéressent à cela.  Des copropriétaires se plaignent que d’autres laissent traîner leurs circulaires trop longtemps sur la boîte aux lettres et les « Publi-sacs » s’accumulent ?  Pourquoi ne pas aller chercher un bac de recyclage supplémentaire à l’Éco-quartier et le laisser près des boîtes aux lettres pour que les gens y déposent les circulaires qui ne les intéressent pas.  Les copropriétaires du rez-de-chaussée ont une haie de cèdres autour de leur terrasse et il est coûteux d’embaucher quelqu’un pour les arroser alors que seuls ces copropriétaires en bénéficient?  Pourquoi ne pas fournir à ces personnes l’équipement nécessaire pour leur permettre d’arroser eux-mêmes leur haie ?  Cela ne leur prendra que quelques minutes par semaine et il est fort à parier que cela ne les dérangera aucunement puisqu’ils bénéficient de l’intimité que leur procure cette haie. Les exemples précédents ne sont que quelques-uns parmi tant d’autres, car plusieurs autres gestes simples pourraient sans doute être faits en fonction des réalités de votre immeuble. 

J’entends déjà les détracteurs dire : « Oui, mais j’ai acheté un condo pour ne pas avoir à m’occuper de rien, pourquoi je devrais m’impliquer ? »  Je répondrais à cela que l’implication requise est relativement minime par rapport à l’implication d’entretien d’une maison. On parle ici en termes de quelques minutes à quelques heures par année.  Cela est possible justement à cause de l’effet de groupe causé par le fait que plusieurs personnes habitent un même immeuble.  Par ailleurs, les avantages procurés par l’entraide sont bien supérieurs aux temps que vous prendrez pour vous impliquer dans votre immeuble. 

Chez SolutionCondo.com, nous croyons que chaque geste d’entraide permet d’améliorer le sentiment d’appartenance à l’immeuble et la fierté d’habiter cet immeuble.  L’entraide permet également de mieux connaître ses voisins et par conséquent, d’améliorer la sécurité de l’immeuble. Comment savoir si une personne n’a pas lieu d’entrer dans votre immeuble si vous ne savez pas qui sont vos voisins ?  Finalement, l’entraide permet d’économiser des sommes d’argent substantielles pour entretenir les immeubles.  Peut-être que le concierge de votre immeuble pourra venir une fois par semaine au lieu de deux fois, peut-être n’aurez-vous pas besoin d’embaucher de professionnel à chaque année pour l’entretien paysagé.  Souvent un peu d’organisation à travers les copropriétaires peut permettre d’économiser des milliers de dollars.  Vous pourrez utiliser cet argent pour autre chose.

Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com

Pour revenir au domaine de la copropriété, le mandat est d’une durée d’un an (renouvelable) et le nombre de personnes qui doivent siéger sur le conseil d’administration dépend de la déclaration de copropriété de votre immeuble.  Durant la durée du mandat d’un an qui est remis aux administrateurs, les décisions se prennent à la majorité des voix des administrateurs, chacun d’entre eux ayant une voix.  Il faut donc bien choisir ses administrateurs, car leurs décisions auront des conséquences directes sur la qualité de vie dans l’immeuble et sur le niveau des frais de condo.

Dans le domaine de la copropriété, comme dans celui de la politique, les sommes dépensées proviennent toujours de votre poche.  En politique, un gouvernement haussera les impôts s’il manque d’argent, alors que dans le domaine de la copropriété, le conseil d’administration haussera les frais de condo s’il manque d’argent pour entretenir et préserver l’immeuble.  Évidemment plus il y a de gens qui payent moins l’impact d’une mauvaise utilisation des fonds est importante.  On comprendra donc qu’une mauvaise utilisation de l’argent que vous remettez au syndicat via vos frais de condo aura un impact important sur ce que vous devrez débourser dans le futur, car le nombre de personnes en cause dans un immeuble en copropriété est beaucoup plus restreint qu’à l’échelle d’une province ou d’un pays.  En fait, dans la majorité des cas, pour éviter des frais de condo trop élevé et camoufler la mauvaise utilisation de votre argent, on négligera d’accumuler de l’argent dans le fonds de prévoyance, ce qui aura pour résultat des cotisations spéciales dans le futur lorsque des réparations seront à faire.  Une chose est sûre, lorsqu’il y aura des travaux à faire l’argent proviendra toujours de votre poche, car les frais de condo sont la seule source de revenus du syndicat.

Il vaut donc mieux choisir de façon judicieuse les personnes qui assumeront le rôle d’administrateur du syndicat.  Que vous fassiez une gestion autonome de votre syndicat ou qu’un gestionnaire externe s’en occupe pour vous, cette élection des administrateurs est primordiale.  Même s’il y a un gestionnaire externe, celui-ci doit obtenir l’approbation du conseil d’administration avant d’engager des dépenses pour le compte du syndicat.  La décision reviendra toujours aux administrateurs du syndicat et c’est pour cette raison qu’il est préférable qu’il y ait plus d’un copropriétaire élu à ce rôle.  Le conseil d’administration pourra alors compter sur un bagage d’expérience plus grand et sur le jugement de plus d’une personne afin de prendre les bonnes décisions.

C’est donc afin de rendre plus efficace la prise des décisions que le conseil d’administration ».  existe au sein des syndicats de copropriété.  Les copropriétaires qui seront élus sur le conseil d’administration prendront alors, au nom de tous les copropriétaires qui les ont élus, les décisions qui s’imposent pour assurer la préservation de l’immeuble.  Mais combien d’administrateurs  doivent être élus pour que le conseil d’administration puisse accomplir les tâches liées à son rôle de façon efficace ?  Évidemment, il en faut au moins un.  La déclaration de copropriété guide habituellement les copropriétaires sur cette question.   Toutefois, il arrive souvent que celle-ci propose entre un et trois administrateurs qui devront être élus.  Comment choisir ?

Voici quelques informations à savoir avant de déterminer combien vous devriez élire d’administrateurs sur votre conseil d’administration.

Un seul administrateur

Élire un seul administrateur serait risqué dans la mesure où celui-ci pourrait oublier qu’il a l’obligation d’agir dans l’intérêt de tous les copropriétaires et non pas dans son intérêt personnel.  De plus, l’administrateur n’a pas toujours les connaissances requises et il ne fait pas toujours un travail diligent en faisant un minimum de recherche avant de prendre une décision.

Voici quelques situations rapportées par des syndicats de copropriété.  Un administrateur siégeant seul sur son conseil d’administration et qui savait qu’il vendrait son condo dans la prochaine année a décider unilatéralement de rafraîchir le hall d’entrée à même les sommes accumulées dans le fonds de prévoyance, ce qui n’était clairement pas le souhait des autres copropriétaires.   Dans un autre syndicat, l’administrateur  unique a engagé un ami pour faire l’entretien ménager à un coût qui n’était pas acceptable en fonction de la qualité du service rendu et il a fallu que les copropriétaires attendent l’assemblée annuelle et l’élection d’un nouveau conseil d’administration pour mettre fin au contrat en question.  Dans un autre syndicat, un administrateur à entrepris des recours légaux dispendieux à l’encontre du promoteur ayant construit l’immeuble, alors qu’une autre option moins coûteuse aurait dû être envisagée (ouverture d’un dossier à l’APCHQ).  Dans tous les cas, les copropriétaires ont bien compris la leçon, car celle-ci fut coûteuse.

Une situation où il y a un seul administrateur est propice aux conflits dans le cas où les copropriétaires trouvent qu’il y a un manque de transparence dans la gestion et ne sont pas certains du bien fondé de l’utilisation de l’argent du syndicat.  Par contre, dans bien des cas, la situation est notée après que le mal ait été fait, c’est-à-dire, l’argent dépensé et il est quasi impossible de récupérer les sommes sans engager des frais juridiques importants.  Ainsi, il est préférable de simplement éviter de se mettre dans une situation à risque où un seul administrateur pourrait prendre toutes les décisions.

Deux administrateurs

Un nombre pair d’administrateurs permet de bénéficier du jugement de plus d’une personne, ce qui permet d’éviter les effets néfastes de potentiels conflits d’intérêts.  De plus, au moment de présenter les décisions prises par le conseil d’administration à tous les copropriétaires lors de l’assemblée annuelle, il est plus facile de faire face à la critique lorsqu’une décision a été prise par plus d’une personne.

Cependant, à deux administrateurs, il faudra toujours avoir l’unanimité pour prendre une décision, car chacun des administrateurs possédera une voix et qu’il faut la majorité des voix des administrateurs pour qu’une décision soit prise.

L’administration à deux personnes n’est pas néfaste en soi, mais peut devenir non-efficiente dans le cas où il n’est pas possible d’en arriver à un consensus.  Dans l’avenue où les administrateurs ne seraient pas en mesure de s’entendre, ils pourraient devoir convoquer une assemblée spéciale des copropriétaires pour trancher sur la question.  Préparer une telle assemblée demande une certaine organisation (convocation des copropriétaires, réservation d’une salle, préparation d’une présentation, etc.) afin que le résultat du vote qui y sera tenu ait force de loi. Il est donc préférable de maintenir au minimum ces rencontres afin de ne pas surcharger les membres du conseil d’administration qui ne souhaiteront peut-être plus assumer ce rôle dans le futur s’il devient trop prenant et éviter que les copropriétaires se désintéressent de leur syndicat s’ils trouvent que les sujets abordés en assemblée spéciale sont futiles.

Trois administrateurs et plus

Selon mois, pour une gestion efficace, il est préférable d’avoir trois administrateurs.  De cette manière, les probabilités sont réduites que le conseil d’administration prenne une décision inappropriée, qui irait à l’encontre du bon jugement.  De plus, en étant plus nombreux, les administrateurs sont en mesure de se partager le travail entre eux afin de minimiser le temps requis pour faire une bonne gestion et ils évitent les situations où le processus décisionnel est bloqué par faute d’une majorité des voix au sein des membres du conseil.   Il est donc plus probable que les administrateur apprécieront leur expérience et souhaiteront se représenter au conseil d’administration l’année suivante.

Si vous souhaitez avoir plus de 3 administrateurs sur votre conseil d’administration, gardez toujours à l’esprit qu’un nombre impair est préférable, mais que plus le nombre de personnes impliquées est important, plus il pourrait devenir difficile d’organiser des rencontres du conseil d’administration.

Bonne réflexion.