Qu’est-ce qui doit être assuré

Le syndicat est responsable d’assurer les parties communes ainsi que la finition de base des parties privatives, ce qui exclus donc tout améliorations qui auraient pu être apportées par un copropriétaire.  Ce dernier est responsable d’assurer ses améliorations ainsi que ses effets personnels.  Par ailleurs, l’autre point crucial est de savoir si l’immeuble doit être assuré pour sa valeur à neuf, ce qui est habituellement le cas selon les déclarations de copropriété.  C’est ce dernier point qui est habituellement problématique, car comment déterminer correctement cette valeur assurable ?  De plus, quel est l’impact si cette valeur n’est pas déterminée correctement ?

Scénarios où vous êtes peut-être à risque

1. Le syndicat ne détient par de police d’assurance sur l’immeuble en copropriété ;
2. La valeur assurable a été déterminée par le promoteur lors de la construction de l’immeuble et n’a jamais été revue par un expert ;
3. Une évaluation de la valeur de reconstruction a été faite il y a de nombreuses années et n’a jamais été revue par un expert ;
4. Le syndicat n’assure pas l’immeuble en conformité avec ce qui est indiqué dans la déclaration de copropriété ;
5. etc.

Les risques que le syndicat soit mal assuré

Si la police d’assurance d’un syndicat ne couvre pas correctement la valeur d’un immeuble et qu’un sinistre grave survenait, les administrateurs seraient tenus responsables du manque d’assurance et les assureurs individuels des copropriétaires qui devraient assumer le manque d’assurance du syndicat pourraient (et le feront sans doute) prendre des mesures à l’encontre des administrateurs afin de récupérer leurs pertes.  Évidemment, la police d’assurance contractée par le syndicat couvrait sans doute la responsabilité civile des administrateurs (habituellement jusqu’à concurrence de 1 ou 2 millions de dollars), mais cela sera-t-il suffisant pour compenser le manque de couverture d’assurance qu’avait le syndicat ?  Dans le cas où la réponse à cette question est NON, les administrateurs sont effectivement très vulnérables.  Jusqu’où iront les assureurs individuels des copropriétaires pour récupérer l’insuffisance d’assurance du syndicat ?  Jusqu’à la mise en faillite des administrateurs ?  Ne prenez donc pas cette chance !

Comment bien faire les choses ?

L’idéal pour les administrateurs est de décharger leur responsabilité civile sur un professionnel qui se chargera d’établir la valeur de reconstruction de votre immeuble.  Lorsque je parle de spécialiste, il ne s’agit pas de votre courtier d’assurance, car ce dernier ne vous fournira pas de rapport d’expert sur lequel baser votre jugement.  Il pourra vous guider de bonne foi, mais vous n’aurez pas de recours contre lui s’il se trompe dans ses conseils. Il faut plutôt avoir recours à un évaluateur agréé qui se chargera d’évaluer la valeur de reconstruction de l’immeuble et vous fournira un rapport écrit et signé qui fait foi de son évaluation en tant que professionnel.  Ainsi, en cas de sinistre important, si la compagnie d’assurance conteste la valeur assurable, c’est contre l’expert embauché par le syndicat qu’ils prendront leurs recours et non pas contre les administrateurs du syndicat.  En effet, les administrateurs auront alors agit de bonne foi et de façon diligente en embauchant un expert, leur devoir aura donc été accompli correctement et leur responsabilité civile pourrait difficilement être prise à parti.

Attention cependant, car les évaluateurs agréés font également des évaluations pour fin de financement où ils évaluent la valeur marchande d’un immeuble, ce qui est bien différent de la valeur de reconstruction qui tient compte du coût des matériaux et de la main d’oeuvre ainsi que de plusieurs autres éléments qui auront une influence sur la valeur totale qui sera déterminée.  C’est d’ailleurs pour cette raison que l’évaluation pour fin d’assurance doit être revue périodiquement afin de mettre à jour les hypothèses prises initialement, car l’évolution des coûts dans le marché de la construction peut être bien différente de l’évolution de l’inflation en général (IPC).

Si votre syndicat de copropriété est géré par l’un des gestionnaires de condo de SolutionCondo.com, n’hésitez pas à lui demander conseil, car notre expertise en gestion des assurances de copropriété peut vous éviter bien des soucis.

Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com

Il est également mentionné que la vision durable passe par des cotisations adéquates au fonds de prévoyance afin d’assurer la préservation future de l’immeuble pour ne pas faire assumer aux générations futures la remise en état des immeubles en copropriété.  Par ailleurs, cela passe également par un programme d’entretien responsable qui peut éviter des réparations coûteuses par faute de vision à long terme. 

Pour lire l’article complet écrit par Mme Carole Thibaudeau de La Presse.

Vous pourrez rencontre Me. Joli-Coeur lors du Salon de la copropriété qui se tiendra du 13 au 15 novembre au Palais des congrès de Montréal.

Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com

Conséquences pour la dame: elle perd son emploi contractuel, car elle devra rester alitée pour plusieurs semaines.  Conséquence pour le syndicat : il reçoit une mise en demeure de la dame, demandant aux assurances du syndicat de la dédommager pour les dommages causés par la perte de son emploi dû à la chute dans les escaliers.  

Il s’agit clairement d’une situation déplorable, car l’on ne voudrait jamais que des gens se blessent chez soi. Pourtant, le syndicat avait pris des précautions : il y avait une rampe dans l’escalier en question et un concierge devait mettre du sel dans les escaliers pour éviter que ceux-ci soient glissants durant l’hiver.  On peut comprendre que le concierge n’habitant pas les lieux, il n’a pas pu mettre de sel dans les marches ce matin-là.  De plus, avec les hivers québécois qui nous réservent toujours de belles surprises en termes de température, le syndicat ne pouvait lui demander de dormir sur le perron simplement pour mettre du sel lorsqu’il tombait du verglas. 

Malgré tout, l’assureur du syndicat a choisi de dédommager la dame qui s’est blessée, jugeant que le syndicat aurait dû s’assurer que les escaliers ne soient pas glissants, et ce malgré le fait qu’il y ait eu une rampe. Les quatre copropriétaires de cet immeuble ont donc dû assumer (au prorata de leur quote-part) la franchise de 500$ qui était liée à la réclamation qui a été faite aux assurances pour ce dommage.  Une belle surprise en revenant du temps des fêtes ! 

En fait, je vous racontais cette histoire pour amener l’idée que l’entraide est parfois la meilleure des solutions pour éviter de tels incidents.  Par exemple, ce syndicat a résolu son problème au niveau des escaliers glacés en mettant à l’entrée de chacune des portes extérieures, des bacs de sel que les copropriétaires et leurs visiteurs peuvent utiliser pour déglacer eux-mêmes les escaliers.  Ce geste simple et qui prend peu de temps à chacun a permis de responsabiliser les copropriétaires quant à l’entretien des escaliers durant l’hiver.  De cette façon, tout le monde est en sécurité et aucun reproche ne pourra être fait au syndicat dans le futur si des gens se blessent dans les escaliers. 

L’approche de l’entraide peut être utilisée pour bien des aspects de l’entretien de l’immeuble.  Par exemple, si vous avez peu d’entretien paysagé à faire dans votre syndicat, vous pourriez organiser une demi-journée de jardinage avec les copropriétaires qui s’intéressent à cela.  Des copropriétaires se plaignent que d’autres laissent traîner leurs circulaires trop longtemps sur la boîte aux lettres et les « Publi-sacs » s’accumulent ?  Pourquoi ne pas aller chercher un bac de recyclage supplémentaire à l’Éco-quartier et le laisser près des boîtes aux lettres pour que les gens y déposent les circulaires qui ne les intéressent pas.  Les copropriétaires du rez-de-chaussée ont une haie de cèdres autour de leur terrasse et il est coûteux d’embaucher quelqu’un pour les arroser alors que seuls ces copropriétaires en bénéficient?  Pourquoi ne pas fournir à ces personnes l’équipement nécessaire pour leur permettre d’arroser eux-mêmes leur haie ?  Cela ne leur prendra que quelques minutes par semaine et il est fort à parier que cela ne les dérangera aucunement puisqu’ils bénéficient de l’intimité que leur procure cette haie. Les exemples précédents ne sont que quelques-uns parmi tant d’autres, car plusieurs autres gestes simples pourraient sans doute être faits en fonction des réalités de votre immeuble. 

J’entends déjà les détracteurs dire : « Oui, mais j’ai acheté un condo pour ne pas avoir à m’occuper de rien, pourquoi je devrais m’impliquer ? »  Je répondrais à cela que l’implication requise est relativement minime par rapport à l’implication d’entretien d’une maison. On parle ici en termes de quelques minutes à quelques heures par année.  Cela est possible justement à cause de l’effet de groupe causé par le fait que plusieurs personnes habitent un même immeuble.  Par ailleurs, les avantages procurés par l’entraide sont bien supérieurs aux temps que vous prendrez pour vous impliquer dans votre immeuble. 

Chez SolutionCondo.com, nous croyons que chaque geste d’entraide permet d’améliorer le sentiment d’appartenance à l’immeuble et la fierté d’habiter cet immeuble.  L’entraide permet également de mieux connaître ses voisins et par conséquent, d’améliorer la sécurité de l’immeuble. Comment savoir si une personne n’a pas lieu d’entrer dans votre immeuble si vous ne savez pas qui sont vos voisins ?  Finalement, l’entraide permet d’économiser des sommes d’argent substantielles pour entretenir les immeubles.  Peut-être que le concierge de votre immeuble pourra venir une fois par semaine au lieu de deux fois, peut-être n’aurez-vous pas besoin d’embaucher de professionnel à chaque année pour l’entretien paysagé.  Souvent un peu d’organisation à travers les copropriétaires peut permettre d’économiser des milliers de dollars.  Vous pourrez utiliser cet argent pour autre chose.

Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com

Pourquoi devez-vous produire les déclarations d’impôt de votre syndicat

En fait, si vous ne produisez pas les déclarations d’impôts, vous exposez votre syndicat à des recours de la part des ministères du Revenu, tant à Québec qu’à Ottawa.

Au niveau provincial, le ministère du Revenu du Québec pourrait utiliser l’article 95.1 pour vous exiger des sommes de façon arbitraire en fonction des montants qu’il estime justes.  Ainsi, de par la nature d’un syndicat de copropriété, on peut espérer que la cotisation serait à 0$.  Par contre, pourquoi s’exposer à un tel risque de cotisation estimative et mettre les finances de votre syndicat de copropriété en jeu?

Au niveau du gouvernement fédéral, les conséquences sont différentes.  En effet, un syndicat qui ne produirait pas de déclaration d’impôt s’exposerait à une amende de 25$ par jour de retard (minimum 100$ et maximum 2500$ par déclaration non produite), et ce, même si normalement vous n’auriez rien à payer en terme d’impôt.  Par contre, le gouvernement est plus tolérant à l’égard des syndicats de copropriété et pourrait annuler les pénalités (voir circulaire d’information IC07-1 sur le site web  de l’agence du revenu du Canada : www.arc.gc.ca), mais encore une fois, je vous recommande de ne pas prendre de chance et de produire votre déclaration dans les délais.

Les délais

Votre syndicat de copropriété est considéré comme une entreprise aux fins fiscales.  Par conséquent, vous avez un délai de 6 mois suivant la clôture de votre exercice financier pour produire vos déclarations d’impôt provinciale et fédérale.

Documents à compléter

Au Fédéral : Une société d’immeuble en copropriété à usage d’habitation a habituellement droit au statut d’organisation à but non lucratif, en vertu de l’alinéa 149(1)l) est exemptée de l’impôt de la partie I sur son revenu imposable, mais elle est tenue de produire le formulaire T1044, Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif, avec sa déclaration de revenus T2.  Il est par ailleurs possible de compléter une T2 abrégé au lieu d’une T2 régulière pour minimiser les documents à compléter.  Les annexes 100, 125 et 141 devront également être complétés. Vous devez ensuite poster ces documents et une copie des états financiers du syndicat à votre centre fiscal.  Il y a deux centres fiscaux au Québec et vous pouvez consulter le site web de l’ARC pour savoir lequel dessert votre région.  Voici les adresses des 2 centres fiscaux possibles :

Provincial : Le syndicat est considéré comme un organisme sans but lucratif (OSBL) et par conséquent, c’est le formulaire CO-17.SP qu’il faut compléter.  Vous devez ensuite poster le tout accompagné des états financiers du syndicat à votre centre fiscal.  Il y a également deux centres fiscaux au Québec et vous pouvez consulter le site web de Revenu Québec pour savoir lequel dessert votre région.  Voici les adresses des 2 centres fiscaux possibles :

Si vous ne vous sentez pas à l’aise pour faire ce travail, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de SolutionCondo.com pour connaître nos tarifs pour effectuer vos déclarations d’impôt.  Celle-ci seront faites dans les règles de l’art par un comptable agréé connaissant très bien le domaine de la copropriété.

Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com

Une
société d'immeuble en copropriété à usage d'habitation qui a droit au statut
d'organisation à but non lucratif, en vertu de l'alinéa 149(1)l) est exemptée
de l'impôt de la partie I sur son revenu imposable, mais elle est tenue de
produire le formulaire T1044, Déclaration de renseignements des organismes
sans but lucratif, avec sa déclaration de revenus T2

Le module comptable de SolutionCondo.com fonctionne sur une base de comptabilité d’exercice (par opposition une comptabilité de caisse), mais sans les ajustements de fin d’année, car ceux-ci seront habituellement non significatifs pour un syndicat de copropriétaires.

Comptabilité de caisse

• Les revenus sont enregistrés lorsqu’ils sont encaissés seulement.
• Les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont déboursées.

Comptabilité d’exercice (à parties double)

• Les revenus sont enregistrés dès que les avis de cotisation périodiques stipulant les contributions dues par chaque copropriétaire relativement aux charges communes sont envoyés et ce, peu importe le moment où les copropriétaires effecturont leurs paiements.
• Les dépenses sont enregistrées dès réception des factures des fournisseurs, peu importe quand le syndicat les paiera.
• À la fin de l’année, il y a des ajustements comptables (régularisations) qui sont faits afin d’assurer une bonne démarcation des dépenses.

Comment ça fonctionne dans SolutionCondo.com

Revenus

Les revenus sont comptabilisés sur la base d’une comptabilité d’exercice puisque dès qu’un montant est dû au syndicat par un copropriétaire, il est inscrit dans les revenus du syndicats et ce, même si le montant n’est pas payé immédiatement par le copropriétaire. Éventuellement, le copropriétaire paiera son dû, ce qui viendra diminuer le solde à recevoir par le syndicat relativement à celui-ci. Par contre, si le syndicat ne peut percevoir le montant dû après avoir épuisé tous les moyens légaux pour le faire, il enregistrera une dépense appelée « mauvaise créance ». Il n’affectera jamais les revenus générés au moment de la facturation des charges communes.

Dépenses

Les dépenses sont enregistrées à l’état des résultats au moment où l’argent sort du compte bancaire du syndicat (ex : pour les paiements pré-autorisés) ou lorsqu’un chèque est effectué par le syndicat pour le compte d’un fournisseur. Il est donc pris pour acquis que le paiement d’un fournisseur se fait au plus tard au moment de la réception d’une facture, ce qui fait que le système comptable n’a pas besoin de ternir un auxiliaire des comptes à payer.

Ajustements de fin d’année (régularisations)

La comptabilité d’exercice repose sur plusieurs principes dont celui du rapprochement des produits et des charges. Ce principe exige qu’en fin d’exercice, des écriture d’ajustements soient faites aux dépenses inscrites dans les résultats cet exercice afin de s’assurer que les charges inscrites à l’état des résultats soient celles qui ont permis de générer les revenus constatés pendant l’exercice.

Par contre, vu la nature des dépenses d’un syndicat de copropriétaires, les ajustements de fin d’année au niveau des dépenses ne sont pas nécessaire, car le fait de ne pas les faire d’incorporera pas d’écart significatif au niveau des charges présentées à l’état des résultats.

En effet, prenez l’exemple d’un syndicat de copropriétaires dont l’exercice financier se termine au 31 décembre. Comme Hydro-Québec émet ses factures aux 2 mois, ce syndicat n’aura pas reçu sa facture d’électricité de décembre à la fin de l’exercice, car ce mois lui est facturé en même temps que le mois de janvier suivant et la facture ne sera reçue par le syndicat qu’au début du mois de février. Par contre, si vous inscrivez la dépenses d’électricité à l’état des résultats au moment où la facture est payée à Hydro-Québec, c’est donc dire qu’à chaque année vous inclurez dans vos états financiers de l’année courante, la dépense du mois de décembre de l’année précédente et qu’il vous manquera celle du mois de décembre de l’année courante. Par contre, comme la facture d’électricité de décembre doit toujours se ressembler d’une année à l’autre, le fait de ne pas faire un ajustement comptable de fin d’année en tant que tel, n’incorporera pas d’écart significatif dans ce poste de dépense pour une année donnée.

SolutionCondo.com –> Comptabilité par revenus reportés

Le module comptable de SolutionCondo.com permet une comptabilité par revenus reportés compte tenu qu’un syndicat de copropriété doit être en mesure d’assurer le suivi des fonds affectés aux fonds de prévoyance.

Pour les plus aguerris en comptabilité, vous noterez que nous proposons une approche de comptabilité qui assure le report au bilan des revenus liés au fonds de prévoyance. Cette méthode à l’avantage d’être plus simple à comprendre pour les non initiés à la comptabilité.  En effet, à les états financiers sont plus faciles à lire, car il ressemble davantage aux états financiers d’une entreprise standard.

Comment ça fonctionne dans SolutionCondo.com

En effet, selon la méthode du report, les sommes amassées pour les fonds de prévoyance sont accumulées au bilan jusqu’à ce qu’une dépense de remplacement ou de réparation majeure ait lieue. Ainsi, lorsqu’une telle dépense est faite, le compte de fond de prévoyance apparaissant au bilan est réduit du montant de la dépense encourue pour les travaux et un revenu du même montant est constaté à l’état des résultats. Dans l’alternative où le fond de prévoyance serait insuffisant, une cotisation spéciale peut être générée par le système et répartie à travers tous les copropriétaires (selon leurs quotes-parts respectives) afin d’éponger la différence entre le montant de la facture et le montant qui était disponible dans le fond de prévoyance.