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Pourquoi faut-il bien choisir les copropriétaires élus sur le conseil d’administration ?
Tous les immeubles en copropriété sont munis d’un organe de décision qui lui permet d’assurer l’entretien et la préservation de l’immeuble : le conseil d’administration. Les administrateurs qui sont élus sur le conseil d’administration seront les mandataires du syndicat, c’est-à-dire qu’ils prendront, au nom de tous les copropriétaires, les décisions nécessaires pour assumer le rôle du conseil d’administration. En fait, c’est sensiblement le même principe qu’en politique, lorsqu’il y a des élections et que les citoyens choisissent un premier ministre. Le premier ministre dirigera le pays ou la province selon le cas et décidera pour les citoyens, ce qui doit être fait pour la durée d’un mandat. Il vaut donc mieux choisir avec vigilance qui sera élue pour décider au nom de la collectivité.
Pour revenir au domaine de la copropriété, le mandat est d’une durée d’un an (renouvelable) et le nombre de personnes qui doivent siéger sur le conseil d’administration dépend de la déclaration de copropriété de votre immeuble. Durant la durée du mandat d’un an qui est remis aux administrateurs, les décisions se prennent à la majorité des voix des administrateurs, chacun d’entre eux ayant une voix. Il faut donc bien choisir ses administrateurs, car leurs décisions auront des conséquences directes sur la qualité de vie dans l’immeuble et sur le niveau des frais de condo.
Dans le domaine de la copropriété, comme dans celui de la politique, les sommes dépensées proviennent toujours de votre poche. En politique, un gouvernement haussera les impôts s’il manque d’argent, alors que dans le domaine de la copropriété, le conseil d’administration haussera les frais de condo s’il manque d’argent pour entretenir et préserver l’immeuble. Évidemment plus il y a de gens qui payent moins l’impact d’une mauvaise utilisation des fonds est importante. On comprendra donc qu’une mauvaise utilisation de l’argent que vous remettez au syndicat via vos frais de condo aura un impact important sur ce que vous devrez débourser dans le futur, car le nombre de personnes en cause dans un immeuble en copropriété est beaucoup plus restreint qu’à l’échelle d’une province ou d’un pays. En fait, dans la majorité des cas, pour éviter des frais de condo trop élevé et camoufler la mauvaise utilisation de votre argent, on négligera d’accumuler de l’argent dans le fonds de prévoyance, ce qui aura pour résultat des cotisations spéciales dans le futur lorsque des réparations seront à faire. Une chose est sûre, lorsqu’il y aura des travaux à faire l’argent proviendra toujours de votre poche, car les frais de condo sont la seule source de revenus du syndicat.
Il vaut donc mieux choisir de façon judicieuse les personnes qui assumeront le rôle d’administrateur du syndicat. Que vous fassiez une gestion autonome de votre syndicat ou qu’un gestionnaire externe s’en occupe pour vous, cette élection des administrateurs est primordiale. Même s’il y a un gestionnaire externe, celui-ci doit obtenir l’approbation du conseil d’administration avant d’engager des dépenses pour le compte du syndicat. La décision reviendra toujours aux administrateurs du syndicat et c’est pour cette raison qu’il est préférable qu’il y ait plus d’un copropriétaire élu à ce rôle. Le conseil d’administration pourra alors compter sur un bagage d’expérience plus grand et sur le jugement de plus d’une personne afin de prendre les bonnes décisions.
Combien de personnes élire sur le conseil d’administration ?
En théorie, lorsqu’un immeuble en copropriété est construit il est en parfait état. Si ce n’est pas le cas l’APCHQ ou les autres programmes de garantie sur la qualité des bâtiments neufs se chargeront de ramener la théorie vers la réalité. Quoi qu’il en soit, dès le début de la construction, le syndicat de copropriété est créé afin de veiller à ce que les parties communes de l’immeuble demeurent dans leur état d’origine. Pour s’assurer du maintien de l’état d’origine du bâtiment, l’immeuble doit être entretenu et certaines composantes devront être réparées et remplacées au fil des années (ex. : toiture, balcon, etc.). Comme les parties communes de l’immeuble appartiennent à tous les copropriétaires, en théorie, c’est à tous les copropriétaires de décider ce qui doit être fait pour préserver l’immeuble dans un bon état. Par contre, s’il fallait passer un vote auprès de tous les copropriétaires à chaque fois qu’une décision doit être prise, l’administration du syndicat de copropriétaire ne serait vraiment pas efficace.
C’est donc afin de rendre plus efficace la prise des décisions que le conseil d’administration ». existe au sein des syndicats de copropriété. Les copropriétaires qui seront élus sur le conseil d’administration prendront alors, au nom de tous les copropriétaires qui les ont élus, les décisions qui s’imposent pour assurer la préservation de l’immeuble. Mais combien d’administrateurs doivent être élus pour que le conseil d’administration puisse accomplir les tâches liées à son rôle de façon efficace ? Évidemment, il en faut au moins un. La déclaration de copropriété guide habituellement les copropriétaires sur cette question. Toutefois, il arrive souvent que celle-ci propose entre un et trois administrateurs qui devront être élus. Comment choisir ?
Voici quelques informations à savoir avant de déterminer combien vous devriez élire d’administrateurs sur votre conseil d’administration.
Un seul administrateur
Élire un seul administrateur serait risqué dans la mesure où celui-ci pourrait oublier qu’il a l’obligation d’agir dans l’intérêt de tous les copropriétaires et non pas dans son intérêt personnel. De plus, l’administrateur n’a pas toujours les connaissances requises et il ne fait pas toujours un travail diligent en faisant un minimum de recherche avant de prendre une décision.
Voici quelques situations rapportées par des syndicats de copropriété. Un administrateur siégeant seul sur son conseil d’administration et qui savait qu’il vendrait son condo dans la prochaine année a décider unilatéralement de rafraîchir le hall d’entrée à même les sommes accumulées dans le fonds de prévoyance, ce qui n’était clairement pas le souhait des autres copropriétaires. Dans un autre syndicat, l’administrateur unique a engagé un ami pour faire l’entretien ménager à un coût qui n’était pas acceptable en fonction de la qualité du service rendu et il a fallu que les copropriétaires attendent l’assemblée annuelle et l’élection d’un nouveau conseil d’administration pour mettre fin au contrat en question. Dans un autre syndicat, un administrateur à entrepris des recours légaux dispendieux à l’encontre du promoteur ayant construit l’immeuble, alors qu’une autre option moins coûteuse aurait dû être envisagée (ouverture d’un dossier à l’APCHQ). Dans tous les cas, les copropriétaires ont bien compris la leçon, car celle-ci fut coûteuse.
Une situation où il y a un seul administrateur est propice aux conflits dans le cas où les copropriétaires trouvent qu’il y a un manque de transparence dans la gestion et ne sont pas certains du bien fondé de l’utilisation de l’argent du syndicat. Par contre, dans bien des cas, la situation est notée après que le mal ait été fait, c’est-à-dire, l’argent dépensé et il est quasi impossible de récupérer les sommes sans engager des frais juridiques importants. Ainsi, il est préférable de simplement éviter de se mettre dans une situation à risque où un seul administrateur pourrait prendre toutes les décisions.
Deux administrateurs
Un nombre pair d’administrateurs permet de bénéficier du jugement de plus d’une personne, ce qui permet d’éviter les effets néfastes de potentiels conflits d’intérêts. De plus, au moment de présenter les décisions prises par le conseil d’administration à tous les copropriétaires lors de l’assemblée annuelle, il est plus facile de faire face à la critique lorsqu’une décision a été prise par plus d’une personne.
Cependant, à deux administrateurs, il faudra toujours avoir l’unanimité pour prendre une décision, car chacun des administrateurs possédera une voix et qu’il faut la majorité des voix des administrateurs pour qu’une décision soit prise.
L’administration à deux personnes n’est pas néfaste en soi, mais peut devenir non-efficiente dans le cas où il n’est pas possible d’en arriver à un consensus. Dans l’avenue où les administrateurs ne seraient pas en mesure de s’entendre, ils pourraient devoir convoquer une assemblée spéciale des copropriétaires pour trancher sur la question. Préparer une telle assemblée demande une certaine organisation (convocation des copropriétaires, réservation d’une salle, préparation d’une présentation, etc.) afin que le résultat du vote qui y sera tenu ait force de loi. Il est donc préférable de maintenir au minimum ces rencontres afin de ne pas surcharger les membres du conseil d’administration qui ne souhaiteront peut-être plus assumer ce rôle dans le futur s’il devient trop prenant et éviter que les copropriétaires se désintéressent de leur syndicat s’ils trouvent que les sujets abordés en assemblée spéciale sont futiles.
Trois administrateurs et plus
Selon mois, pour une gestion efficace, il est préférable d’avoir trois administrateurs. De cette manière, les probabilités sont réduites que le conseil d’administration prenne une décision inappropriée, qui irait à l’encontre du bon jugement. De plus, en étant plus nombreux, les administrateurs sont en mesure de se partager le travail entre eux afin de minimiser le temps requis pour faire une bonne gestion et ils évitent les situations où le processus décisionnel est bloqué par faute d’une majorité des voix au sein des membres du conseil. Il est donc plus probable que les administrateur apprécieront leur expérience et souhaiteront se représenter au conseil d’administration l’année suivante.
Si vous souhaitez avoir plus de 3 administrateurs sur votre conseil d’administration, gardez toujours à l’esprit qu’un nombre impair est préférable, mais que plus le nombre de personnes impliquées est important, plus il pourrait devenir difficile d’organiser des rencontres du conseil d’administration.
Bonne réflexion.