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Responsabilité civile et assurance : administrateurs, êtes-vous à risque ?
Je profite de l’occasion pour vous souhaiter une excellente année 2010. En ce retour des fêtes où vous êtes tous reposés, je souhaite aborder un sujet chaud qui met à risque bien des administrateurs de copropriété sans que ceux-ci en soient conscients : La détermination de la valeur assurable pour la police d’assurance qui est contractée par le syndicat de copropriété.
Qu’est-ce qui doit être assuré
Le syndicat est responsable d’assurer les parties communes ainsi que la finition de base des parties privatives, ce qui exclus donc tout améliorations qui auraient pu être apportées par un copropriétaire. Ce dernier est responsable d’assurer ses améliorations ainsi que ses effets personnels. Par ailleurs, l’autre point crucial est de savoir si l’immeuble doit être assuré pour sa valeur à neuf, ce qui est habituellement le cas selon les déclarations de copropriété. C’est ce dernier point qui est habituellement problématique, car comment déterminer correctement cette valeur assurable ? De plus, quel est l’impact si cette valeur n’est pas déterminée correctement ?
Scénarios où vous êtes peut-être à risque
- Le syndicat ne détient par de police d’assurance sur l’immeuble en copropriété ;
- La valeur assurable a été déterminée par le promoteur lors de la construction de l’immeuble et n’a jamais été revue par un expert ;
- Une évaluation de la valeur de reconstruction a été faite il y a de nombreuses années et n’a jamais été revue par un expert ;
- Le syndicat n’assure pas l’immeuble en conformité avec ce qui est indiqué dans la déclaration de copropriété ;
- etc.
Les risques que le syndicat soit mal assuré
Si la police d’assurance d’un syndicat ne couvre pas correctement la valeur d’un immeuble et qu’un sinistre grave survenait, les administrateurs seraient tenus responsables du manque d’assurance et les assureurs individuels des copropriétaires qui devraient assumer le manque d’assurance du syndicat pourraient (et le feront sans doute) prendre des mesures à l’encontre des administrateurs afin de récupérer leurs pertes. Évidemment, la police d’assurance contractée par le syndicat couvrait sans doute la responsabilité civile des administrateurs (habituellement jusqu’à concurrence de 1 ou 2 millions de dollars), mais cela sera-t-il suffisant pour compenser le manque de couverture d’assurance qu’avait le syndicat ? Dans le cas où la réponse à cette question est NON, les administrateurs sont effectivement très vulnérables. Jusqu’où iront les assureurs individuels des copropriétaires pour récupérer l’insuffisance d’assurance du syndicat ? Jusqu’à la mise en faillite des administrateurs ? Ne prenez donc pas cette chance !
Comment bien faire les choses ?
L’idéal pour les administrateurs est de décharger leur responsabilité civile sur un professionnel qui se chargera d’établir la valeur de reconstruction de votre immeuble. Lorsque je parle de spécialiste, il ne s’agit pas de votre courtier d’assurance, car ce dernier ne vous fournira pas de rapport d’expert sur lequel baser votre jugement. Il pourra vous guider de bonne foi, mais vous n’aurez pas de recours contre lui s’il se trompe dans ses conseils. Il faut plutôt avoir recours à un évaluateur agréé qui se chargera d’évaluer la valeur de reconstruction de l’immeuble et vous fournira un rapport écrit et signé qui fait foi de son évaluation en tant que professionnel. Ainsi, en cas de sinistre important, si la compagnie d’assurance conteste la valeur assurable, c’est contre l’expert embauché par le syndicat qu’ils prendront leurs recours et non pas contre les administrateurs du syndicat. En effet, les administrateurs auront alors agit de bonne foi et de façon diligente en embauchant un expert, leur devoir aura donc été accompli correctement et leur responsabilité civile pourrait difficilement être prise à parti.
Attention cependant, car les évaluateurs agréés font également des évaluations pour fin de financement où ils évaluent la valeur marchande d’un immeuble, ce qui est bien différent de la valeur de reconstruction qui tient compte du coût des matériaux et de la main d’oeuvre ainsi que de plusieurs autres éléments qui auront une influence sur la valeur totale qui sera déterminée. C’est d’ailleurs pour cette raison que l’évaluation pour fin d’assurance doit être revue périodiquement afin de mettre à jour les hypothèses prises initialement, car l’évolution des coûts dans le marché de la construction peut être bien différente de l’évolution de l’inflation en général (IPC).
Si votre syndicat de copropriété est géré par l’un des gestionnaires de condo de SolutionCondo.com, n’hésitez pas à lui demander conseil, car notre expertise en gestion des assurances de copropriété peut vous éviter bien des soucis.
Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com
La rémunération des administrateurs
Les gens sont toujours curieux de savoir si les copropriétaires sur le conseil d’administration devraient ou non être rémunérés. Bien souvent pour ne pas paraître opportuniste, les copropriétaires qui se proposent à assumer ce rôle choisissent de le faire bénévolement. Mais est-ce une décision judicieuse pour l’avenir de la copropriété ? Voici le point de vue de l’équipe de SolutionCondo.com à ce sujet.
Il y a plusieurs avantages à rémunérer de façon raisonnable les administrateurs de votre syndicat. Voici 2 de ces avantages :
1- Équité pour le temps investi dans l’entretien et la préservation de l’immeuble
2- Facilité à recruter des copropriétaires souhaitant assumer ce poste
Tout d’abord, le fait de rémunérer les administrateurs du syndicat permet de reconnaître le travail supplémentaire que ceux-ci font par rapport aux autres copropriétaires. Évidemment, lorsqu’une copropriété est en place, la gestion consiste entre autres en des efforts de coordination entre divers intervenants qui s’occuperont d’entretenir et réparer l’immeuble au besoin, de prévoir le budget et par conséquent les frais de condo, de préparer les états financiers, d’organiser annuellement l’assemblée des copropriétaires, etc. Lorsqu’on a un bon outil de gestion tel le logiciel web de SolutionCondo.com, il est possible de permettre aux administrateurs de se partager ces tâches afin que la gestion autonome soit moins exigeante en terme de temps pour ceux qui s’impliquent dans le conseil d’administration. Toutefois, il demeure que les copropriétaires devront tout de même investir un peu de leur temps personnel pour faire la gestion de l’immeuble. Le fait de les rémunérer, ne serait-ce que de façon symbolique, permet de leur signifier, par un geste concret, la reconnaissance des autres copropriétaires.
De plus, lorsqu’on y pense bien, si chaque copropriétaire s’impliquait, à tour de rôle dans le conseil d’administration, l’effet de rémunérer les copropriétaires élus sur le conseil serait quasi-nul, car cette dépense est payée via les frais de condo des copropriétaires.
Finalement, le fait de rémunérer le travail accompli par les copropriétaires sur le conseil d’administration permet d’inciter les gens à s’impliquer. En effet, lorsque la tâche d’administration du syndicat résulte du bénévolat pur et simple, si c’est toujours les mêmes personnes qui s’impliquent, au bout d’un temps elles pourraient avoir l’impression que les autres copropriétaires profitent de leur générosité. C’est ainsi que bien des copropriétés voient des gens très qualifiés pour le poste d’administrateur se désintéresser de ce qui se passe dans l’immeuble. Ceux-ci se disent : « Je paye mes frais de condo comme tout le monde, pourquoi je ne pourrais pas en profiter comme tout le monde ». Une petite rémunération leur permettrait de ne plus voir leur travail totalement comme du bénévolat.
Évidemment, il faut faire une différence entre les administrateurs qui sont dans un immeuble géré par un gestionnaire professionnel et ceux qui font une gestion autonome de leur immeuble. En fait, les administrateurs faisant une gestion autonome devront investir plus de leur temps que ceux qui embauchent les services d’un gestionnaire professionnel pour s’assurer que l’immeuble soit bien entretenu et se conformer aux obligations qu’exige la bonne gestion d’un immeuble. Par conséquent, il est certain que ce facteur doit être pris en compte dans la rémunération qui est accordé aux administrateurs.
De plus, il est fort à parier que le fait d’avoir des personnes faisant la gestion à l’interne plutôt que d’avoir recours au service d’un gestionnaire professionnel permet de faire économiser suffisamment d’argent à la copropriété pour assumer une telle rémunération.
Pourquoi faut-il bien choisir les copropriétaires élus sur le conseil d’administration ?
Tous les immeubles en copropriété sont munis d’un organe de décision qui lui permet d’assurer l’entretien et la préservation de l’immeuble : le conseil d’administration. Les administrateurs qui sont élus sur le conseil d’administration seront les mandataires du syndicat, c’est-à-dire qu’ils prendront, au nom de tous les copropriétaires, les décisions nécessaires pour assumer le rôle du conseil d’administration. En fait, c’est sensiblement le même principe qu’en politique, lorsqu’il y a des élections et que les citoyens choisissent un premier ministre. Le premier ministre dirigera le pays ou la province selon le cas et décidera pour les citoyens, ce qui doit être fait pour la durée d’un mandat. Il vaut donc mieux choisir avec vigilance qui sera élue pour décider au nom de la collectivité.
Pour revenir au domaine de la copropriété, le mandat est d’une durée d’un an (renouvelable) et le nombre de personnes qui doivent siéger sur le conseil d’administration dépend de la déclaration de copropriété de votre immeuble. Durant la durée du mandat d’un an qui est remis aux administrateurs, les décisions se prennent à la majorité des voix des administrateurs, chacun d’entre eux ayant une voix. Il faut donc bien choisir ses administrateurs, car leurs décisions auront des conséquences directes sur la qualité de vie dans l’immeuble et sur le niveau des frais de condo.
Dans le domaine de la copropriété, comme dans celui de la politique, les sommes dépensées proviennent toujours de votre poche. En politique, un gouvernement haussera les impôts s’il manque d’argent, alors que dans le domaine de la copropriété, le conseil d’administration haussera les frais de condo s’il manque d’argent pour entretenir et préserver l’immeuble. Évidemment plus il y a de gens qui payent moins l’impact d’une mauvaise utilisation des fonds est importante. On comprendra donc qu’une mauvaise utilisation de l’argent que vous remettez au syndicat via vos frais de condo aura un impact important sur ce que vous devrez débourser dans le futur, car le nombre de personnes en cause dans un immeuble en copropriété est beaucoup plus restreint qu’à l’échelle d’une province ou d’un pays. En fait, dans la majorité des cas, pour éviter des frais de condo trop élevé et camoufler la mauvaise utilisation de votre argent, on négligera d’accumuler de l’argent dans le fonds de prévoyance, ce qui aura pour résultat des cotisations spéciales dans le futur lorsque des réparations seront à faire. Une chose est sûre, lorsqu’il y aura des travaux à faire l’argent proviendra toujours de votre poche, car les frais de condo sont la seule source de revenus du syndicat.
Il vaut donc mieux choisir de façon judicieuse les personnes qui assumeront le rôle d’administrateur du syndicat. Que vous fassiez une gestion autonome de votre syndicat ou qu’un gestionnaire externe s’en occupe pour vous, cette élection des administrateurs est primordiale. Même s’il y a un gestionnaire externe, celui-ci doit obtenir l’approbation du conseil d’administration avant d’engager des dépenses pour le compte du syndicat. La décision reviendra toujours aux administrateurs du syndicat et c’est pour cette raison qu’il est préférable qu’il y ait plus d’un copropriétaire élu à ce rôle. Le conseil d’administration pourra alors compter sur un bagage d’expérience plus grand et sur le jugement de plus d’une personne afin de prendre les bonnes décisions.
Combien de personnes élire sur le conseil d’administration ?
En théorie, lorsqu’un immeuble en copropriété est construit il est en parfait état. Si ce n’est pas le cas l’APCHQ ou les autres programmes de garantie sur la qualité des bâtiments neufs se chargeront de ramener la théorie vers la réalité. Quoi qu’il en soit, dès le début de la construction, le syndicat de copropriété est créé afin de veiller à ce que les parties communes de l’immeuble demeurent dans leur état d’origine. Pour s’assurer du maintien de l’état d’origine du bâtiment, l’immeuble doit être entretenu et certaines composantes devront être réparées et remplacées au fil des années (ex. : toiture, balcon, etc.). Comme les parties communes de l’immeuble appartiennent à tous les copropriétaires, en théorie, c’est à tous les copropriétaires de décider ce qui doit être fait pour préserver l’immeuble dans un bon état. Par contre, s’il fallait passer un vote auprès de tous les copropriétaires à chaque fois qu’une décision doit être prise, l’administration du syndicat de copropriétaire ne serait vraiment pas efficace.
C’est donc afin de rendre plus efficace la prise des décisions que le conseil d’administration ». existe au sein des syndicats de copropriété. Les copropriétaires qui seront élus sur le conseil d’administration prendront alors, au nom de tous les copropriétaires qui les ont élus, les décisions qui s’imposent pour assurer la préservation de l’immeuble. Mais combien d’administrateurs doivent être élus pour que le conseil d’administration puisse accomplir les tâches liées à son rôle de façon efficace ? Évidemment, il en faut au moins un. La déclaration de copropriété guide habituellement les copropriétaires sur cette question. Toutefois, il arrive souvent que celle-ci propose entre un et trois administrateurs qui devront être élus. Comment choisir ?
Voici quelques informations à savoir avant de déterminer combien vous devriez élire d’administrateurs sur votre conseil d’administration.
Un seul administrateur
Élire un seul administrateur serait risqué dans la mesure où celui-ci pourrait oublier qu’il a l’obligation d’agir dans l’intérêt de tous les copropriétaires et non pas dans son intérêt personnel. De plus, l’administrateur n’a pas toujours les connaissances requises et il ne fait pas toujours un travail diligent en faisant un minimum de recherche avant de prendre une décision.
Voici quelques situations rapportées par des syndicats de copropriété. Un administrateur siégeant seul sur son conseil d’administration et qui savait qu’il vendrait son condo dans la prochaine année a décider unilatéralement de rafraîchir le hall d’entrée à même les sommes accumulées dans le fonds de prévoyance, ce qui n’était clairement pas le souhait des autres copropriétaires. Dans un autre syndicat, l’administrateur unique a engagé un ami pour faire l’entretien ménager à un coût qui n’était pas acceptable en fonction de la qualité du service rendu et il a fallu que les copropriétaires attendent l’assemblée annuelle et l’élection d’un nouveau conseil d’administration pour mettre fin au contrat en question. Dans un autre syndicat, un administrateur à entrepris des recours légaux dispendieux à l’encontre du promoteur ayant construit l’immeuble, alors qu’une autre option moins coûteuse aurait dû être envisagée (ouverture d’un dossier à l’APCHQ). Dans tous les cas, les copropriétaires ont bien compris la leçon, car celle-ci fut coûteuse.
Une situation où il y a un seul administrateur est propice aux conflits dans le cas où les copropriétaires trouvent qu’il y a un manque de transparence dans la gestion et ne sont pas certains du bien fondé de l’utilisation de l’argent du syndicat. Par contre, dans bien des cas, la situation est notée après que le mal ait été fait, c’est-à-dire, l’argent dépensé et il est quasi impossible de récupérer les sommes sans engager des frais juridiques importants. Ainsi, il est préférable de simplement éviter de se mettre dans une situation à risque où un seul administrateur pourrait prendre toutes les décisions.
Deux administrateurs
Un nombre pair d’administrateurs permet de bénéficier du jugement de plus d’une personne, ce qui permet d’éviter les effets néfastes de potentiels conflits d’intérêts. De plus, au moment de présenter les décisions prises par le conseil d’administration à tous les copropriétaires lors de l’assemblée annuelle, il est plus facile de faire face à la critique lorsqu’une décision a été prise par plus d’une personne.
Cependant, à deux administrateurs, il faudra toujours avoir l’unanimité pour prendre une décision, car chacun des administrateurs possédera une voix et qu’il faut la majorité des voix des administrateurs pour qu’une décision soit prise.
L’administration à deux personnes n’est pas néfaste en soi, mais peut devenir non-efficiente dans le cas où il n’est pas possible d’en arriver à un consensus. Dans l’avenue où les administrateurs ne seraient pas en mesure de s’entendre, ils pourraient devoir convoquer une assemblée spéciale des copropriétaires pour trancher sur la question. Préparer une telle assemblée demande une certaine organisation (convocation des copropriétaires, réservation d’une salle, préparation d’une présentation, etc.) afin que le résultat du vote qui y sera tenu ait force de loi. Il est donc préférable de maintenir au minimum ces rencontres afin de ne pas surcharger les membres du conseil d’administration qui ne souhaiteront peut-être plus assumer ce rôle dans le futur s’il devient trop prenant et éviter que les copropriétaires se désintéressent de leur syndicat s’ils trouvent que les sujets abordés en assemblée spéciale sont futiles.
Trois administrateurs et plus
Selon mois, pour une gestion efficace, il est préférable d’avoir trois administrateurs. De cette manière, les probabilités sont réduites que le conseil d’administration prenne une décision inappropriée, qui irait à l’encontre du bon jugement. De plus, en étant plus nombreux, les administrateurs sont en mesure de se partager le travail entre eux afin de minimiser le temps requis pour faire une bonne gestion et ils évitent les situations où le processus décisionnel est bloqué par faute d’une majorité des voix au sein des membres du conseil. Il est donc plus probable que les administrateur apprécieront leur expérience et souhaiteront se représenter au conseil d’administration l’année suivante.
Si vous souhaitez avoir plus de 3 administrateurs sur votre conseil d’administration, gardez toujours à l’esprit qu’un nombre impair est préférable, mais que plus le nombre de personnes impliquées est important, plus il pourrait devenir difficile d’organiser des rencontres du conseil d’administration.
Bonne réflexion.