Calcul des frais de condo
Plusieurs d’entre vous faites partie de syndicat dont l’exercice financier se termine le 30 juin. Par conséquent, vous serez bientôt à discuter du prochain budget avec votre conseil d’administration. Une fois le budget établi, il faut le répartir entre tous les copropriétaires. De par les mandats que nous effectuons chez SolutionCondo, je réalise que de nombreuses copropriétés répartissent mal le budget. Cette mauvaise répartition peut d’ailleurs être la source de litiges importants au sein des copropriétés et miner les relations entre les copropriétaires.
Les erreurs typiques
Une des erreurs les plus fréquentes est de diviser les frais de condo par le nombre d’unités. Vous êtes 5 condos, on divise le budget total par 5 et chacun paie sa part. Cette méthode de calcul est erronée tant pour le budget régulier que pour les répartitions des cotisations spéciales, lesquelles devraient se répartir de la même façon qu’un budget annuel régulier, soit en tenant compte des quotes-part, des partie communes et des parties communes à usage restreint (voir les explications présentées ci-après).
Une autre erreur typique est de suivre la répartition établie par le promoteur. Il faut garder à l’esprit que les promoteurs sont des experts de la construction, pas de la gestion de copropriété. Par conséquent, si votre immeuble n’a jamais eu de gestionnaire externe pour réviser les calculs du promoteur, il est possible que la répartition soit inexacte. Il arrive souvent que le promoteur ait fait un calcul de X $ / pi2 pour donner une information indicative sur les frais de condo mensuels que peuvent s’attendre à payer les copropriétaires lorsqu’il achète leur condo. Cependant, ce X $ / pi2 est seulement fourni à titre indicatif et lorsque la copropriété sera créée, il faudra que la répartition soit faite en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété.
La répartition pour les parties communes
Dans le cas des parties communes de votre copropriété, la répartition des coûts doit se faire en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété. Dans toutes les déclarations de copropriété, dans la première partie du document, il y a un tableau qui détaille la quote-part associée à chacun des condos et chacun des stationnements (s’ils sont cadastrés). Vous devez alors cumuler toutes les composantes dont une personne est propriétaire (ex : condo et stationnement(s)) et multiplier la quote-part totale établie par le budget total puis diviser par 12 pour connaître le frais de condo mensuel.
La répartition pour les parties communes à usage restreint
Dans certaines copropriétés, il y a des composantes de l’immeuble qui sont à l’usage exclusif de certaines personnes. Par conséquent, il faut isoler les coûts associés à ces parties communes à usage restreints et les répartir uniquement pour les personnes qui en ont le bénéfice. Par exemple, dans un projet, où il y a des unités résidentielles et commerciales, il est établi que l’ascenseur qui dessert les unités résidentielles est une partie commune à usage restreint au bénéfice des unités résidentielles puisque les unités commerciales n’auront jamais à entrer dans l’immeuble résidentiel, puisqu’ils ont leur propre porte d’accès donnant sur la rue. Par conséquent, si sur un budget total de 25 000 $, le coût associé à l’entretien des ascenseurs est de 2500 $ par année, la répartition sera comme suit :
- Budget réparti sur l’ensemble des unités (résidentielles et commerciales) : 22 500 $
- Budget réparti sur les unités résidentielles seulement : 2500 $
Il conviendra ensuite d’établir un mode de répartition équitable entre les personnes qui ont le bénéfice d’un type de parties communes à usage restreint. Ce mode de répartition (clé de répartition) remplacera alors les quotes-parts établies dans la déclaration de copropriété pour répartir les dépenses associées à ladite partie commune à usage restreint.
Un exemple concret de l’élaboration d’une clé de répartition et la répartition des coûts d’un type de parties communes à usage restreint
Lorsque les stationnements ne sont pas cadastrés, il n’y a pas de quote-part d’associée à chacun des stationnements. Par conséquent, si on faisait uniquement une répartition en fonction des quotes-parts, ce serait donc dire que deux personnes ayant des condos de 1000 pi2 chacun, mais l’une ayant 3 stationnements dans la copropriété et l’autre seulement 1, paieraient des frais de condo identiques. Ce mode de répartition serait injuste puisque l’entretien des stationnements implique des charges pour la copropriété.
En conséquence, dans ce type de situation, la plupart des déclarations de copropriété établiront que les stationnements sont des parties communes à usage restreint et par conséquent, il est possible d’établir un mode de répartition (clé de répartition) plus juste entre les différents copropriétaires. La clé de répartition doit refléter les bénéfices retirés par chacun des utilisateurs. Par conséquent, si on tente d’établir une clé de répartition pour un immeuble de 5 condos qui a 10 stationnements, le calcul de la clé de répartition pour les stationnements se ferait comme comme suit :
Cependant, une fois la clé de répartition établie, il faut isoler les coûts qu’entraînent la présence de ces stationnements. Par exemple, s’il s’agit de stationnement extérieur, les coûts peuvent être des coûts de déneigement, d’asphaltage, etc. alors que s’il s’agit de stationnements intérieurs, les coûts seront plutôt des coûts de chauffage, d’entretien du garage, de protection de la dalle de béton, etc. Une fois les coûts établis, il faut répartit ces coûts selon la nouvelle clé de répartition. Si nous reprenons l’exemple ci-dessus et que nous déterminons que sur un budget annuel de 10 000 $ les coûts associés aux 10 stationnements sont de 2000 $ / année, les frais de condo mensuels des 5 condos seront comme suit :
Comme le démontre le tableau précédent, la répartition des frais de condo n’est pas toujours uniquement fonction des quotes-parts. Il est donc impératif de bien lire votre déclaration de copropriété pour être en mesure de faire une répartition adéquate de votre budget. Comme le budget doit être entière réparti à travers l’immeuble, une répartition inexacte favorisera certains copropriétaires au détriment de d’autres, ce qui peut causer certaines frustrations lorsque les erreurs sont découvertes.
Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com
Bonjour,
Légalement, le fonds de réserve est toujours obligatoire pour un minimum de 5 % du budget d’opération. Par contre, considérant que vous êtes seulement 2 copropriétaires, si votre manière de faire vous convient et que vous trouver éventuellement un acheteur à qui cela convient, il est possible qu’il n’y ait pas de conséquence à ne pas tenir un fonds de prévoyance comme il se doit. Toutefois, il est certain que cela ouvre la porte à d’éventuel problème si un nouveau propriétaire ne voix pas les choses de la même façon que vous.
Cordialement,
Élise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire sénior
Bonjour, Nous sommes propriétaires d’un condo, J’aimerais savoir si un fonds de réserve est obligatoire? Il faut vous dire que c’est un duplex de 2008, donc seulement deux propriétaires, deux entrées de stationnements séparées et le terrain est conjoint. Nous divisons les dépenses aussitot que nous les faisons.(ex. angrais, gazon). Nous payons chacun le déneigement de notre entrée de stationnement.
Merci, Claude
Il faut regarder la situation plus en détail puisque cela peut dépendre de plusieurs facteurs.
Désolée de ne pouvoir vous aider davantage.
Une clé de répartition sert bien les dépenses d’entretien prévues au budget.
Qu’arriverait-il si une dépense de réparation « mineure » survient pour la partie commune à usage restreint d’un seul copropriétaire? Devrait-il être facturé seul même s’il n’est pas responsable du bris, ou bien la facture sera répartie entre tous selon la clé?
La réponse à votre question est qu’il peut être administrateur jusqu’à ce qu’il soit remplacé lors de la prochaine assemblée annuelle des copropriétaires, s’il n’y a pas de motif valable de le destituer (ex : il commet un acte criminel). Par ailleurs, lors de l’assemblée annuelle, s’il le désirait et que les copropriétaires votaient pour lui, il pourrait même voir son mandat reconduit. Voici quelques articles du Code civil du Québec relatif aux administrateurs.
Code civil du Québec
327. Sont inhabiles à être administrateurs les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction.
Cependant, les mineurs et les majeurs en tutelle peuvent être administrateurs d’une association constituée en personne morale qui n’a pas pour but de réaliser des bénéfices pécuniaires et dont l’objet les concerne.
1991, c. 64, a. 327.
329. Le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’une personne morale à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu’à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur.
1991, c. 64, a. 329.
330. L’interdiction ne peut excéder cinq ans à compter du dernier acte reproché.
Le tribunal peut, à la demande de la personne concernée, lever l’interdiction aux conditions qu’il juge appropriées.
1991, c. 64, a. 330.
Veuillez noter que le présent commentaire ne constitue pas un avis juridique et qu’il vise simplement à transmettre des informations que le lecteur pourra faire confirmer par un avocat s’il le désire. Par conséquent, le lecteur doit prendre le présent commentaire sous toute réserve.
Élise Beauchesne, CA, Adm.A
1-question un copropriétaire qui fait parti du conseil et qui occupait le poste de trésorier peut-il continuer à être le trésorier s’il vend son condo
doit-on remplacer son poste alors avec un autre membre pour avoir le quorum nécessaire lors de l’assemblé
merci de votre réponse
rené gagné
En théorie, les administrateurs ne doivent pas se laisser influencer par leurs motivations personelles dans l’application de la déclaration de copropriété. Dans la réalité, considérant le peu de candidats qui se proposent pour siéger comme administrateur, il s’avère souvent que des administrateurs aient certaines motivations personnelles à siéger sur le C.A. et sont tout de même élus. L’application des clés de répartition ne découle pas d’un règlement qui doit être adopté, mais plutôt par l’application du concept de la répartition des charge découlant des parties communes à usage restreint.
Je pense qu’il vous faut effectivement l’accord de tous. Toutefois, peut-être existe-t-il des recours vous permettant de corriger les quotes parts qui font l’objet d’une erreur qui semblent flagrante. Il vous faudrait consulter un professionnel du droit pour savoir s’il y a des options qui s’offre à vous.
Bonjour. J’essaie d’aller au bout de ce dossier…
Si le CA est composé de copropriétaires qui seraient désavantagés par une telle clé de répartition, a-t-il le droit de décider que les quotes-parts font l’affaire? La différence en $ est significative… Outre la persuasion, comment faire pour prouver que ce n’est pas facultatif, ou quels seraient les recours? Le texte du code civil n’est pas clair…
Je me demande aussi comment officialiser un tel calcul. Présentation de budget seulement ou ça requiert un nouveau règlement?
Bonjour!
Les quote-parts sont mal divisé dans notre condominium de 6 unités. 5 unités ont entre 1000pi carré et 1200. Unité #6 à le double, environ 2100 pi carrés et il est responsable d’avoir converti l’immeuble un 6 unités en 2001 et de simplement diviser les quote-parts par 6. Ce propriétaire à aussi le double en espace de rangment au sous-sol.
Il est président depuis 2001 et quand les nouveaux propriétaires se sont réunis pour le débarquer du conseil, on a vu que les frais de condo de seulement 45$ par mois par condo n’était pas suffisant pour couvrirs les frais d’Hydro quebec.
Nous voulons ré-établire les quote-parts adéquatement, mais ça sera impossible car il faudrait avoir l’accord de tous les copropriétaires, n’est-ce pas?
Bonjour M. Périgny,
L’établissement de clés de répartition est habituellement requis lorsque les stationnements ne sont pas cadastrés et qu’ils n’ont donc pas de quote-part qui leur sont attribuées. Si les stationnements de votre immeuble ont chacun une petite quote-part, il n’y a donc pas lieu de créer de clés de répartition puisque le concept d’équité est alors respecté (quelqu’un qui a deux parking paie davantage que quelqu’un qui a un parking puisqu’il paie une plus grande quote-part des charges totales de la copropriété).
Toutefois, dans l’avenue où votre déclaration de copropriété ne prévoit pas de quote-part pour les stationnements et qu’elle indique que ces stationnements sont des parties communes à usage restreint, c’est au conseil d’administration d’appliquer la déclaration de copropriété et de déterminer la clé de répartition la plus juste possible pour répartir les charges directement associées aux stationnements. Le conseil d’administration n’a pas a obtenir le consentement de l’assemblée des copropriétaires pour appliquer ces clés de répartition puisqu’elle découlent d’une obligation en vertu de la déclaration de copropriété. Toutefois, il est habituellement bienvenue d’expliquer en assemblée le mode de répartition de ces charges afin que les copropriétaires comprennent bien que les clés de répartitions choisies sont justes.
Cordialement,
Élise Beauchesne, CA, Adm.A
Bonjour,
Le meilleur outil est d’expliquer clairement les concepts et pourquoi ils est indispensable de les respecter. C’est d’ailleurs la raison d’être de ce blogue. Par ailleurs, vous n’avez pas à convaincre les gens puisque le conseil d’administration à l’autorité nécessaire pour faire appliquer la déclaration de copropriété. Cependant, je suis consciente que dans la réalité, il est préférable d’avoir l’appui des copropriétaires (surtout dans les petites copropriétés), sans quoi le climat de bon voisinage de la copropriété peut en souffrir. Par conséquent, je crois que d’expliquer les concepts de façon claire et l’objectif d’équité envers chaque copropriétaire permet souvent de convaincre les plus récalcitrants. Il faut tenter d’éliminer l’attitude individualiste qui fait en sorte que chacun tente de pelleter les charges, les problèmes, etc. dans la cours du voisin et de chercher des solutions qui mettent de l’avant l’intérêt collectif des copropriétaires.
Bonjour Mme Beauchesnes,
Les frais de condo calculés où j’habite ne tiennent pas compte du fait que certains copropriétaires possèdent 2 ou 3 stationnements plutôt qu’un seul. On m’avait déjà répondu que ce calcul serait trop compliqué à faire car selon le syndicat (dont un ancien membre qui était comptable), il faudrait calculer la superficie de chaque espace de stationnement pour bien les attribuer, puis, calculer l’espace existant qui sert à circuler pour toutes les voitures pour en calculer de nouveau la superficie afin de la diviser entre tous les copropriétaires. C’est un peu tiré par les cheveux et je trouve que la façon que vous proposez de calculer est logique.
Il y avait eu à l’époque une grande réticence à recalculer les frais de déneigement à répartir équitablement.
Comment faire pour changer ces mentalités?
Bonjour. J’ai apprécié votre article et l’exemple de calcul clair, car il touche un point sur lequel je me questionnais depuis longtemps (les stationnements en nombre inégal).
Dans notre copropriété, 6 unités ont 1 stationnement et 6 unités en ont 2. Les stationnements sont des parties communes à usage restreint dans notre déclaration de copropriété. Il n’y a jamais eu de « clé de répartition » pour les stationnements, donc les quotes-parts sont appliquées.
Dans votre texte vous parlez de frustration en découvrant des erreurs. Peut-on considérer que notre situation est une erreur? Autrement dit, y a-t-il une obligation légale quelconque de créer cette « clé de répartition » ou est-ce seulement le vote de l’AG qui peut le décider? On peut présumer qu’un vote nous donnerait 50%-50% donc on ne sera jamais plus avancés…