Articles en archive pour avril 2010
Les ristournes : atteinte à l’indépendance
Je dois avouer que certaines pratiques dans le milieu de la copropriété au Québec me déçoivent. Dernièrement nous avons reçu une publicité dont le titre était : « INTERNET HAUTE VITESSE avec opportunités de revenus pour gestionnaires d’immeubles ». Eh oui, certains fournisseurs de services utilisent des pratiques marketing plus que douteuses pour aller chercher des clients. Malheureusement, ce n’était pas la première fois que j’entendais parlé de ce stratagème, l’automne dernier lors du salon de la copropriété, un fournisseur de service est fièrement venu nous proposer ses services en échange de ristournes. Nous lui avions alors répondu à la blague de faire un meilleur prix à nos clients, car notre code de déontologie professionnel empêche clairement d’accepter ce genre de rémunération parallèle. En effet, je pense que si un fournisseur de service est prêt à payer des ristournes à un tiers, c’est sans doute qu’il n’a pas donné son meilleur prix au syndicat.
Le principe de ristournes est assez simple, le gestionnaire offre du travail au fournisseur et plus le fournisseur obtient de contrats, plus il paie une ristourne élevée au gestionnaire. Ce qui place le gestionnaire dans un conflit d’intérêts flagrant. Le gestionnaire perd alors son sens critique quand vient le temps de recommander des fournisseurs de services aux conseils d’administration.
Je tiens à spécifier tout de suite que chez SolutionCondo, nous n’adhérons pas à ce genre de pratiques.
Voici quelques conseils pour vous assurer que ces pratiques ne se retrouvent pas dans votre copropriété.
- Exigez une lettre d’indépendance de la part de votre gestionnaire.
- Exigez d’obtenir plus d’une soumission pour l’octroi d’un contrat. Si vous doutez des soumissions qui vous sont présentées, faites-vous même vos recherches ou exiger à votre gestionnaire de demander des soumissions à des entreprises additionnelles.
- Engagez un gestionnaire qui fait partie d’un Ordre professionnel reconnu, car ces professionnels doivent respecter un code de déontologie strict.
Ça me fait toujours sourire quand je vois que certains gestionnaires se dotent d’acronyme après leur nom pour simuler le fait qu’ils sont membres d’un Ordre professionnel. Sachez qu’un Ordre professionnel reconnu est un Ordre professionnel inscrit à l’Office des professions du Québec. Pourquoi est-ce important? Sachez que les membres d’Ordre professionnel reconnu doivent tous adhérer à un code d’éthique et de déontologie qui stipulent dans tous les cas que le membre ne doit pas se retrouver en position de conflits d’intérêts, et que s’il se trouve dans une position de conflits d’intérêts il doit en informer son client. Par ailleurs, si votre conseil d’administration s’aperçoit que le gestionnaire est en conflits d’intérêts, vous aurez des recours et pourrez déposer une plainte à son Ordre professionnel. L’Ordre fera ensuite son enquête et réprimandera son membre, allant de l’amende à la radiation.
Cédric Deschamps, Ing. jr.
Associé-fondateur
SolutionCondo.com
Courriel : cedric.deschamps@solutioncondo.com
Hausse de frais de condo : Que faire ?
En copropriété, il n’y a pas d’organisme de protection pour éviter des hausses de frais de condo. La raison des hausses importantes de frais de condo n’est cependant pas nécessairement injustifiée et il vous faut questionner le conseil d’administration sur les raisons de cette hausse importante.
Cependant, il faut garder à l’esprit que si vous habitez dans une copropriété nouvellement construite, le promoteur a peut-être volontairement sous-estimé le budget d’opération et les contributions à faire au fonds de prévoyance afin de vous démontrer, lors de l’achat, un budget plus favorable. Bien que ce budget démontre des frais de condo très bas, cela n’est pas viable à long terme. Ainsi, il arrive fréquemment que lorsque les copropriétaires reprennent les rênes de la gestion du syndicat, ils se doivent de procéder à des hausses importantes des frais de condo afin de respecter les législations entourant la copropriété et assurer la préservation de votre immeuble.
Le point important à faire attention en copropriété est de s’assurer que les sommes collectées par le syndicat sont dépensées judicieusement. Une copropriété bien gérée est toujours plus facile à revendre, et ce, même si les frais de condo y sont plus élevés. Les acheteurs sont aujourd’hui plus informés qu’autrefois sur l’importance d’avoir un fonds de prévoyance adéquat et sur l’importance d’une gestion responsable de l’immeuble. À long terme, les coûts d’avoir une bonne gestion sont toujours moins importants que ceux de gérer en éteignant des feux.
Une gestion responsable implique souvent des frais de condos un peu plus élevé à court terme, mais vous évite d’avoir les mauvaises surprises d’une cotisation spéciale, dès qu’il y a des travaux à faire sur l’immeuble, car les sommes auront été accumulées graduellement dans le fonds de prévoyance. Certaine copropriété préfèrent éviter les mauvaises surprises alors que d’autres préfèrent contribuer au fonds de prévoyance en fonction du minimum requis par la loi, soit 5% des frais d’opération courantes et fonctionner avec les cotisations spéciales à répétition.
Les copropriétés haut de gamme fonctionnent souvent par cotisation spéciale afin de ne pas avoir de frais de condo exorbitants, mais leurs copropriétaires sont probablement plus à même de supporter des cotisations spéciales importantes. Si vous êtes dans une copropriété avec une clientèle un peu plus serrée financièrement, les copropriétaires ne seront pas toujours en mesure de payer des cotisations spéciales importantes qui viendraient dérégler leur budget personnel. À ce moment, soit les travaux sont reportés, ce qui cause une plus grande détérioration de l’immeuble, soit le syndicat entâme des recours pour collecter les sommes dues et dépenses inutilement des sommes en frais juridiques.
En définitive, le mode de gestion que privilégie votre syndicat est réellement une question de choix et c’est à la majorité des copropriétaires de déterminer quel mode de fonctionnement ils privilégieront. Si les décisions de votre conseil d’administration ne vont pas dans la même direction que ce que désire la majorité des copropriétaires, la seule option possible en copropriété est de ne plus réélire ces administrateurs sur le conseil et d’en choisir de nouveaux qui auront la même vision que la majorité (comme en politique). Cependant, il faut en trouver qui veuillent bien s’impliquer sur le conseil d’administration.
Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com
Plus que 7 jours pour vous inscrire au Colloque du 17 avril
Un outil gratuit pour évaluer votre fonds de prévoyance
En cette période de fin d’exercice financier pour plusieurs syndicats de copropriétaires, il convient de discuter de l’évaluation des sommes à contribuer au fonds de prévoyance afin de déterminer le budget de l’exercice à venir. Est-ce 5%, 10%, 20%, 35% de la contribution aux charges communes qui doit être contribuée au fonds de prévoyance…comment savoir ? Les fervents du budget le plus bas possible dirons sans doute que c’est 5 %, en vous citant l’article 1072 du Code civil du Québec qui mentionne :
1072. Annuellement, le conseil d’administration fixe, après consultation de l’assemblée des copropriétaires, la contribution de ceux-ci aux charges communes, après avoir déterminé les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble et les sommes à verser au fonds de prévoyance.
La contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance est d’au moins 5% de leur contribution aux charges communes. Il peut être tenu compte, pour l’établir, des droits respectifs des copropriétaires sur les parties communes à usage restreint…
Par contre, ces gens oublient que l’article 1071 les force fort probablement à contribuer davantage qu’à hauteur de 5% de leur contribution aux charges communes.
1071. Le syndicat constitue, en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes, un fonds de prévoyance, liquide et disponible à court terme, affecté uniquement à ces réparations et remplacements. Ce fonds est la propriété du syndicat.
Pour bien des gens, l’application pratico-pratique de l’article 1071 est dure à concevoir. Sachez alors qu’il existe des experts qui peuvent se charger d’estimer les contributions annuelles qu’il y aurait lieu de verser au fonds de prévoyance. Évidemment, il y a des coûts associés à ce genre de rapport d’expert et bien des petits syndicats de copropriétaires diront qu’ils n’ont pas les ressources financières pour obtenir un tel rapport.
Que faire alors ? Contribuer 5% de vos charges communes au fonds de prévoyance, faute d’information ? Cela est une possibilité, mais en tant que gestionnaire de copropriété je me dois de vous mettre en garde sur les difficultés que cela pourrait poser dans le futur lorsque des cotisations spéciales surviendront au moment où des travaux majeurs devront être faits sur votre immeuble. Tous les copropriétaires ne seront possiblement pas en mesure d’assumer une charge financière importante et inattendue et la problématique des mauvais payeurs pourrait survenir et compromettre l’exécution des travaux. Si les travaux dont réellement urgent et indispensable, cela pourrait également forcer le syndicat à encourir des recours juridiques coûteux pour forcer les mauvais payeurs à payer afin d’être en mesure de procéder aux travaux.
À défaut d’avoir recours à un professionnel du bâtiment pour évaluer votre fonds de prévoyance, vous pourriez tout de même faire vous-même un petit exercice d’estimation avec le logiciel gratuit que met à notre disposition la SCHL et qui se nomme « Logiciel de planification du remplacement d’immobilisations« . Pour ce faire, vous aurez besoin d’utiliser les informations sur la durée de vie utile des différentes composantes des parties communes de votre syndicat. Le Manuel de planification du remplacement d’immobilisations à l’intention des organismes de logements coopératifs et sans but lucratif également publié par la SCHL vous sera utile à cet effet (voir annexe F à partir de la page 67 du document). Au niveau de l’estimation du coût de remplacement, il vous faudra sans doute faire quelques appels ou consulter les gens prêts de vous pour déterminer le coût approximatif de chacune des composantes des parties communes.
Sachez que l’exercice n’a pas besoin d’être parfaitement exact. L’idée est simplement d’illuster que le minimum de contribution au fonds de prévoyance mentionné à l’article 1072 du Code civil du Québec est quasiment systématiquement insuffisant. Je suis persuadée que si vous faites l’exercice avec sérieux, dans la plupart des cas, la contribution au fonds de prévoyance devrait se situer entre 20 et 40 % des contributions aux charges communes. Le fait de présenter votre analyse lors d’une assemblée de copropriétaires pourrait vous permettre d’illustrer pourquoi il faut contribuer davantage au fonds de prévoyance et/ou de convaincre les gens qu’il serait important d’avoir éventuellement recours à un expert pour évaluer la suffisance de votre fonds de prévoyance.
Cela ne sera certainement pas parfait comme estimation des contributions à verser annuellement au fonds de prévoyance, mais après tout, une estimation reste une estimation et celles-ci se doivent d’être révisées au fil du temps. Entre temps, vous pourriez accumuler graduellement les fonds requis auprès des copropriétaires pour éventuellement être en mesure de procéder à l’évaluation de votre fonds de prévoyance en ayant recours aux services d’un expert en bâtiment.
Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com
Éviter les problèmes avec l’impôt
À chaque année, il y a lieu de produire une déclaration d’impôt pour votre syndicat afin de vous conformer au exigence des gouvernements. En fait, bien qu’un Syndicat de copropriété ne paie habituellement pas d’impôt, cette production annuelle force les syndicats de copropriété à produire des états financiers en bonne et due forme qui devront être fournies avec les déclarations d’impôts produites. Par ailleu
rs, les syndicats peuvent payer leur contribution annuelle au registraire des entreprises du Québec à même leur déclaration d’impôt provinciale.
La déclaration d’impôt d’un syndicat de copropriétaires doit se faire en utilisant les formulaires relatifs aux entreprises et, par conséquent, le commun des mortels n’a pas toujours accès aux logiciels requis pour produire les déclarations d’impôt de son syndicat. Il faut alors produire les déclarations en imprimant, en version papier, les formulaires à soumettre. Cette approche papier peut paraître plus complexe et peut faire peur à certains copropriétaires qui préféreront ne pas produire lesdites déclarations d’impôt. Cependant, n’oubliez pas qu’en ne vous conformant pas aux règles prescrites, votre syndicat pourrait devoir payer des pénalités et ouvre la possibilité de se faire cotiser de manière estimative.
Si vous ne vous sentez pas à l’aise de produire les déclarations d’impôt de votre syndicat, n’hésitez pas à communiquer avec nous au 514-448-0839 et il nous fera plaisir de les produire pour vous à un tarif très accessible. Vous aurez alors l’esprit tranquille en tant qu’administrateur, car votre devoir de diligence à l’égard de votre copropriété sera respecté.
Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com