Articles en archive pour mai 2009
Combien de personnes élire sur le conseil d’administration ?
En théorie, lorsqu’un immeuble en copropriété est construit il est en parfait état. Si ce n’est pas le cas l’APCHQ ou les autres programmes de garantie sur la qualité des bâtiments neufs se chargeront de ramener la théorie vers la réalité. Quoi qu’il en soit, dès le début de la construction, le syndicat de copropriété est créé afin de veiller à ce que les parties communes de l’immeuble demeurent dans leur état d’origine. Pour s’assurer du maintien de l’état d’origine du bâtiment, l’immeuble doit être entretenu et certaines composantes devront être réparées et remplacées au fil des années (ex. : toiture, balcon, etc.). Comme les parties communes de l’immeuble appartiennent à tous les copropriétaires, en théorie, c’est à tous les copropriétaires de décider ce qui doit être fait pour préserver l’immeuble dans un bon état. Par contre, s’il fallait passer un vote auprès de tous les copropriétaires à chaque fois qu’une décision doit être prise, l’administration du syndicat de copropriétaire ne serait vraiment pas efficace.
C’est donc afin de rendre plus efficace la prise des décisions que le conseil d’administration ». existe au sein des syndicats de copropriété. Les copropriétaires qui seront élus sur le conseil d’administration prendront alors, au nom de tous les copropriétaires qui les ont élus, les décisions qui s’imposent pour assurer la préservation de l’immeuble. Mais combien d’administrateurs doivent être élus pour que le conseil d’administration puisse accomplir les tâches liées à son rôle de façon efficace ? Évidemment, il en faut au moins un. La déclaration de copropriété guide habituellement les copropriétaires sur cette question. Toutefois, il arrive souvent que celle-ci propose entre un et trois administrateurs qui devront être élus. Comment choisir ?
Voici quelques informations à savoir avant de déterminer combien vous devriez élire d’administrateurs sur votre conseil d’administration.
Un seul administrateur
Élire un seul administrateur serait risqué dans la mesure où celui-ci pourrait oublier qu’il a l’obligation d’agir dans l’intérêt de tous les copropriétaires et non pas dans son intérêt personnel. De plus, l’administrateur n’a pas toujours les connaissances requises et il ne fait pas toujours un travail diligent en faisant un minimum de recherche avant de prendre une décision.
Voici quelques situations rapportées par des syndicats de copropriété. Un administrateur siégeant seul sur son conseil d’administration et qui savait qu’il vendrait son condo dans la prochaine année a décider unilatéralement de rafraîchir le hall d’entrée à même les sommes accumulées dans le fonds de prévoyance, ce qui n’était clairement pas le souhait des autres copropriétaires. Dans un autre syndicat, l’administrateur unique a engagé un ami pour faire l’entretien ménager à un coût qui n’était pas acceptable en fonction de la qualité du service rendu et il a fallu que les copropriétaires attendent l’assemblée annuelle et l’élection d’un nouveau conseil d’administration pour mettre fin au contrat en question. Dans un autre syndicat, un administrateur à entrepris des recours légaux dispendieux à l’encontre du promoteur ayant construit l’immeuble, alors qu’une autre option moins coûteuse aurait dû être envisagée (ouverture d’un dossier à l’APCHQ). Dans tous les cas, les copropriétaires ont bien compris la leçon, car celle-ci fut coûteuse.
Une situation où il y a un seul administrateur est propice aux conflits dans le cas où les copropriétaires trouvent qu’il y a un manque de transparence dans la gestion et ne sont pas certains du bien fondé de l’utilisation de l’argent du syndicat. Par contre, dans bien des cas, la situation est notée après que le mal ait été fait, c’est-à-dire, l’argent dépensé et il est quasi impossible de récupérer les sommes sans engager des frais juridiques importants. Ainsi, il est préférable de simplement éviter de se mettre dans une situation à risque où un seul administrateur pourrait prendre toutes les décisions.
Deux administrateurs
Un nombre pair d’administrateurs permet de bénéficier du jugement de plus d’une personne, ce qui permet d’éviter les effets néfastes de potentiels conflits d’intérêts. De plus, au moment de présenter les décisions prises par le conseil d’administration à tous les copropriétaires lors de l’assemblée annuelle, il est plus facile de faire face à la critique lorsqu’une décision a été prise par plus d’une personne.
Cependant, à deux administrateurs, il faudra toujours avoir l’unanimité pour prendre une décision, car chacun des administrateurs possédera une voix et qu’il faut la majorité des voix des administrateurs pour qu’une décision soit prise.
L’administration à deux personnes n’est pas néfaste en soi, mais peut devenir non-efficiente dans le cas où il n’est pas possible d’en arriver à un consensus. Dans l’avenue où les administrateurs ne seraient pas en mesure de s’entendre, ils pourraient devoir convoquer une assemblée spéciale des copropriétaires pour trancher sur la question. Préparer une telle assemblée demande une certaine organisation (convocation des copropriétaires, réservation d’une salle, préparation d’une présentation, etc.) afin que le résultat du vote qui y sera tenu ait force de loi. Il est donc préférable de maintenir au minimum ces rencontres afin de ne pas surcharger les membres du conseil d’administration qui ne souhaiteront peut-être plus assumer ce rôle dans le futur s’il devient trop prenant et éviter que les copropriétaires se désintéressent de leur syndicat s’ils trouvent que les sujets abordés en assemblée spéciale sont futiles.
Trois administrateurs et plus
Selon mois, pour une gestion efficace, il est préférable d’avoir trois administrateurs. De cette manière, les probabilités sont réduites que le conseil d’administration prenne une décision inappropriée, qui irait à l’encontre du bon jugement. De plus, en étant plus nombreux, les administrateurs sont en mesure de se partager le travail entre eux afin de minimiser le temps requis pour faire une bonne gestion et ils évitent les situations où le processus décisionnel est bloqué par faute d’une majorité des voix au sein des membres du conseil. Il est donc plus probable que les administrateur apprécieront leur expérience et souhaiteront se représenter au conseil d’administration l’année suivante.
Si vous souhaitez avoir plus de 3 administrateurs sur votre conseil d’administration, gardez toujours à l’esprit qu’un nombre impair est préférable, mais que plus le nombre de personnes impliquées est important, plus il pourrait devenir difficile d’organiser des rencontres du conseil d’administration.
Bonne réflexion.
La loi sur la sécurité des ascenseurs et autres appareils élévateurs
Au sens de cette loi, les immeubles en copropriété divise demeurent à caractère privé. Cependant, la Régie du bâtiment (RBQ) a tout de même un droit de prélever chaque année une taxe pour chaque appareil élévateur situé dans des immeubles de plus de trois (3) étages et d’au moins neuf (9) unités d’habitation. Par ailleurs, la Régie enverra habituellement un inspecteur pour vérifier chacun des appareils élévateurs, soit à la demande du syndicat ou sur plainte reçue d’un copropriétaire ou de l’entreprise responsable de l’entretien si ceux-ci croient que les décisions du syndicat peuvent mettre en péril la sécurité des installations.
Il est à noter que pour respecter l’obligation d’entretien des ascenseurs, il est préférable de signer un contrat d’entretien avec une firme spécialisée. Ce n’est cependant pas une obligation d’avoir un tel contrat, mais cela limite les recours contre le syndicat en cas d’incident.
Voici ce que la loi oblige :
- Qu’un programme d’entretien soit établi pour chaque appareil de levage
- Un ascenseur ou un autre appareil élévateur doit être utilisé pour les fins pour lesquelles il a été conçu
- Il doit être maintenu en bon état de fonctionnement et de sécurité.
- Tout correctif nécessaire, à la suite notamment d’usage intensif, d’usure, de vétusté ou de modifications, il s’est créé des conditions de fonctionnement dangereuses. Les correctifs nécessaires doivent être apportés immédiatement selon leur gravité, et ce, avant la prochaine visite de vérification.
- À partir du 1er janvier 2006, il doit y avoir dans le local des machines, pour chaque appareil, un registre dans lequel doivent être consignées toutes les informations relatives aux réparations ou à l’entretien de l’appareil ainsi qu’un schéma de câblage à jour.
Ainsi, afin de déceler les réparations à faire tout au long de l’année (s’il y a lieu), il est nécessaire de faire faire des inspections périodiques des installations. Sachez que le nombre d’inspections à faire chaque année n’est pas précisé clairement dans la loi. C’est une question sur laquelle les administrateurs du syndicat devront se pencher à la lumière, entre autres, de la qualité et de l’état général de l’équipement, du degré d’utilisation ou encore des instructions du fabricant ou d’un ingénieur. Votre compagnie d’entretien pourra conseiller votre syndicat à l’effet du nombre d’inspection à privilégier par année afin d’être en mesure de déceler d’éventuelles réparations à faire.
Les plans de garantie : un gage de tranquillité d’esprit ?
Il existe trois plans de garantie des maisons neuves au Québec, soit : la Garantie des maisons neuves de l’APCHQ, la Garantie des Maîtres Bâtisseurs et la Garantie Qualité Habitation. Pour chaque nouvelle construction résidentielle, le promoteur doit obligatoirement inscrire l’immeuble à l’un ou l’autre de ces trois plans de garantie, et ce, depuis 1999.
Mais ces plans de garantie vous protègent-t-ils vraiment ? Certainement, ces plans de garantie sont là pour vous protéger contre les vices ou malfaçons, les vices cachés et les vices de conception, de construction ou de réalisation ainsi que les vices du sol. Par contre, il vaut mieux être plus prudent que trop peu, car le jour où vous êtes pris avec des problématiques à faire corriger, il peut être fastidieux et coûteux de faire corriger la situation si les délais et la procédure de réclamation n’ont pas été respectés.
Voici quelques conseils qui vous permettront de faciliter la résolution des problématiques de construction que vous pourriez rencontrer :
1- Être accompagné d’un professionnel du bâtiment lors de la réception de votre unité de condo afin de faire une liste complète des éléments qui seront à parachever ou à corriger par le promoteur. Le fait d’être accompagné par quelqu’un qui s’y connaît dans le domaine permet de voir des problématiques qui ne seraient pas vues autrement. Par ailleurs, ces personnes ont un regard objectif sur ce qu’ils voient lors de la visite et ne sont nullement émotionnels, car il ne s’agit de leur future demeure. Par ailleurs, comme ils sont habitués à faire de telles visites, ils respectent une routine d’inspection qui leur permet de ne pas manquer de détails et de tester certaines composantes importantes de votre propriété (ex. : système d’alarme, échangeur d’air, air conditionné, foyer, fenêtre, bain, douche, etc.). Ils pourront également vous donner des conseils qui vous seront utiles dans l’entretien de votre propriété. C’est donc un bon investissement qui vous permet de prévenir des réclamations futures auprès de l’APCHQ, car tout ce qui sera écrit sur la liste de parachèvement sera automatiquement communiqué au promoteur et à l’administrateur du plan de Garantie. Par ailleurs, le promoteur ayant également vu la situation lors de la visite ne pourra pas mentionner que vous avez endommagé un élément par négligence pendant que vous habitiez votre condo, car vous n’y résidez pas encore. Il sera donc beaucoup plus facile et rapide de lui faire corriger la situation.
2- Signifier, à l’intérieur d’un délai de 6 mois, par courrier recommandé au promoteur, une situation que vous avez notée et qui, selon vous, devrait être corrigée. Envoyer également une copie de cette lettre à l’administrateur de votre Garantie (APCHQ, Maîtres Bâtisseurs ou Qualité Habitation) et ce, même si vous n’ouvrez pas immédiatement un dossier de réclamation auprès du programme de Garantie. Le fait de signifier par écrit la situation vous permet d’avoir une preuve écrite et datée que la situation a été signalée rapidement lorsqu’elle a été constatée.
3- Si vous négociez avec le promoteur pour qu’il vienne faire les réparations souhaitées et que vous croyez que ces travaux devraient être couverts par votre plan de Garantie, il est important de tout de même signifier le travail à faire par courrier recommandé au promoteur avec une copie de la lettre envoyée à l’administrateur de votre Garantie. Cette étape peut paraître superflue, mais certains promoteurs font traîner les réparations afin de faire écouler les délais du plan de Garantie. Le fait que la situation ait été signifiée de façon formelle vous assurera que vous conservez la validité de votre garantie dans le cas où vous n’arriveriez pas à vous entendre avec le promoteur. Si vous ne le faites pas, le promoteur pourrait alléguer que vous avez découvert la situation problématique depuis plus de 6 mois et que vous avez laissé traîner les choses. Il pourrait ainsi ne pas avoir à exécuter les travaux, car la Garantie ne vous couvrira pas non plus puisque vous n’aurez pas respecté les délais de dénonciation.
4- Ne pas hésiter à ouvrir un dossier auprès du plan de Garantie qui couvre votre propriété, car les frais vous seront remboursés si l’administrateur du plan de Garantie reconnaît qu’au moins un des éléments problématiques signifiés dans votre réclamation doit être corrigé. Le fait d’envoyer une copie de la lettre recommandée que vous avez envoyée à votre promoteur à l’administrateur du plan de garantie ne signifie pas l’ouverture d’un dossier de réclamation auprès du plan de Garantie. Par conséquent, lorsque vous souhaitez ouvrir un dossier de réclamation relativement à votre plan de Garantie pour des éléments que vous avez préalablement signifiés au promoteur, il est préférable d’inscrire toutes les problématiques connues à ce moment. Cela ne vous empêchera pas d’ouvrir une nouvelle réclamation par la suite, si d’autres problématiques survenaient dans le futur (ex. : Vice caché, malfaçon, etc.).
En somme, mon meilleur conseil est de toujours faire vos démarches par écrit de façon à avoir une preuve de ce qui a été dit et fait. Cela facilitera grandement vos démarches pour faire respecter vos droits et vous fera économiser beaucoup de temps. En effet, comme le dit si bien le proverbe : » les paroles s’envolent, les écrits restent ».