Les cotisations spéciales : comment les répartir
Bien que le terme quote-part peut paraître simple et bien compris de tous dans le milieu de la copropriété, il en est tout autrement. Premièrement à quoi sert-elle, qu’est-ce qu’elle représente ? Est-ce qu’elle a un lien avec les frais de condo que vous payez ? Est-ce qu’elle a un lien avec les cotisations spéciales ? Considérant le nombre de questions que nous avons eues dernièrement qui sont liés à une mauvaise répartition des dépenses et surtout des cotisations spéciales, je vais démystifier l’utilisation de la « quote-part » pour vous.
Le Code civil du Québec est clair à propos des quotes-parts. L’article 1046 du Code civil du Québec mentionne que «Chaque copropriétaire a, sur les parties communes, un droit de propriété indivis. Sa quote-part dans les parties communes est égale à la valeur relative de sa fraction.». En fait, cela signifie que votre quote-part représente un pourcentage de la valeur des parties communes de l’immeuble. Lorsque vous achetez une unité de condo, vous achetez en fait un pourcentage des parties communes, lesquelles devront être entretenues, réparées et éventuellement remplacées.
De plus, l’article 1064 du Code civil du Québec mentionne «Chacun des copropriétaires contribue, en proportion de la valeur relative de sa fraction, aux charges résultant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble, ainsi qu’au fonds de prévoyance constitué en application de l’article 1071. Toutefois, les copropriétaires qui utilisent les parties communes à usage restreint contribuent seuls aux charges qui en résultent.». C’est clair, précis, net (pour une fois…).
Mais où il semble réellement y avoir de la confusion c’est avec les cotisations spéciales. La loi ne spécifie pas directement comment ces cotisations spéciales doivent être réparties. En fait, on peut directement faire un parallèle avec la répartition des charges communes, car une cotisation spéciale est en fait une charge commune. En fait, si votre syndicat a un fonds de prévoyance suffisamment bien cotisé, vous ne devriez pas avoir de cotisation spéciale dans le cas de travaux majeurs. La cotisation spéciale est la résultante d’une sous-évaluation du budget au fil du temps. Il va donc de soit que la répartition des coûts de ces cotisations spéciales soient, au même titre que les frais de condo, en fonction des quotes-parts pour tout ce qui a trait aux parties communes.
On voit encore des copropriétés où des cotisations spéciales pour une toiture par exemple sont répartis selon le nombre d’unités de condo, ce qui est complètement injuste pour les personnes qui ont les plus petites quotes-parts dans l’immeuble. Une toiture est une partie commune et par conséquent, que ce soit pour l’accumulation des sommes dans le fonds de prévoyance via les frais de condo ou que ce soit pour une cotisation spéciale, la répartition doit se faire en fonction de la quote-part de chaque copropriétaire.
Si vous êtes dans l’une de ces copropriétés où la répartition des charges communes est inadéquate, je vous suggère fortement de rectifier le tir le plus rapidement possible. Bien que tout le monde puisse s’entendre de cette façon actuellement, ça ne peut que créer des problèmes dans le futur si des cotisations spéciales importantes surviennent par exemple. Comme on dit, les bons comptes font les bons amis…
Cédric Deschamps, Ing. jr.
Associé-fondateur
SolutionCondo.com
Tél : 514-935-6999
Courriel : cedric.deschamps@solutioncondo.com
Exemple de budget en copropriété
Tel que demandé par un copropriétaire lors de la dernière formation Speed-Condo du RGCQ qui était fait en collaboration avec SolutionCondo.com, voici un exemple de budget pour un syndicat de copropriétaires. Il est important de noter que chaque copropriété est un cas particulier en terme de postes budgétaires et de coûts associés à chacun des postes présentés au budget.
Cependant, une constante est que le budget doit être divisé en deux sections, soit les dépenses d’opération courantes et le fonds de prévoyance. Il est également important de noter que l’article 1071 du Code civil du Québec oblige le syndicat à estimer son fonds de prévoyance en fonction des coûts qui seront requis dans le futur pour les réparations majeures et de remplacement des parties communes.
1071. Le syndicat constitue, en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes, un fonds de prévoyance, liquide et disponible à court terme, affecté uniquement à ces réparations et remplacements. Ce fonds est la propriété du syndicat.
Elise Beauchesne, CA, Adm.A
Gestionnaire de copropriété senior
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com
Économiser en copropriété, volet budget. Partie 2 de 2
Cet article est le deuxième de la série, pour voir le premier article, veuillez suivre le lien suivant.
Postes de dépense à ne pas oublier
Dans mon dernier article, je mentionnais, qu’il était important de ne pas oublier de postes de dépense lors du budget pour ne pas avoir de cotisation spéciale en cours d’année, voici une liste des postes de dépense auxquels on ne pense pas toujours:
- Inspection alarme-incendie
- Inspection des gicleurs
- Argent pour couvrir la franchise d’assurance. Celle-ci est souvent oubliée, mais c’est souvent un montant qui varie entre 500$ et 5000$. Analysez votre police d’assurance et assurez vous d’avoir l’argent pour couvrir le paiement de cette franchise en cas de réclamation.
- Entretien des ascenseurs et inspection annuelle
- Inspection et entretien d’un système de chauffage central (Nettoyage périodique, changement des filtres, etc.)
- Coûts liés à l’entretien préventif des composantes du bâtiment
- Coûts liés à la production des déclarations d’impôts
- Coûts ponctuels liés à un syndicat nouvellement créé (rapport d’évaluation de la valeur de reconstruction, rapport d’inspection de l’immeuble par un ingénieur pour respecter les demandes des plans de garantie (APCHQ, Qualité-habitation, etc.), rapport d’évaluation pour le fonds de prévoyance, etc)
Évitez les dépassements de coût
- Assurez-vous que les dépenses soient approuvées par le conseil d’administration (sauf en cas d’urgence). Tenez-vous en à ce qui a été budgété le plus possible.
- Assurez-vous que votre gestionnaire ou trésorier analyse les factures avant de les payer afin:
- Qu’il n’y ait pas de surfacturation des fournisseurs.
- Que les acomptes versés aient été déduits de la facture finale.
- Que le travail concerné ne soit pas relatif à une partie privative. Par exemple, le syndicat fait venir l’électricien pour une partie commune et un copropriétaire demande à l’électricien de venir lui ajouter une prise électrique dans son unité. Le syndicat ne devrait pas avoir à payer le temps pour lequel l’électricien à passé dans l’unité du copropriétaire.
- Que le montant facturé corresponde au montant de la soumission ou que les explications liées à la facturation supplémentaire soit logique.
- Que les travaux n’étaient pas sous garantie ou que les pièces changées n’étaient pas sous garantie.
- Qu’il n’y ait pas de surfacturation des fournisseurs.
- Assurez-vous d’avoir deux signataires sur tous les comptes bancaires. En plus d’éviter les fraudes (p.ex.: les factures fictives ou gonflées), cela permettra au syndicat de garder un oeil sur les dépenses.
- S’il y a des dépassements de coûts importants en cours d’année, convoquer immédiatement une assemblée spéciale pour présenter un budget spécial qui permettra ensuite au conseil d’administration d’adopter une cotisation spéciale. Si vous attendez en fin d’exercice pour le faire, des personnes pourront avoir acheté un condo sans jamais avoir su qu’une facture de frais de condo additionnels était à venir. Vous auriez alors cotisé les mauvaises personnes, créant ainsi des frustrations qui auraient pu être évités.
Cédric Deschamps, Ing. jr.
Associé-fondateur
SolutionCondo.com
Tél : 514-935-6999
Courriel : cedric.deschamps@solutioncondo.com
Économiser en copropriété, volet budget. Partie 1 de 2
Suite au dernier SpeedCondo organisé par le RGCQ, où Élise Beauchesne, CA, Adm.A et gestionnaire de copropriété chez SolutionCondo, a présenté quelques trucs pour économiser en copropriété, j’ai voulu écrire une série d’articles résumant la présentation qu’Élise a faite lors de cet événement.
Évaluer la performance de votre syndicat
- Pour économiser, il faut pouvoir évaluer la performance des finances de votre syndicat. Pour ce faire, vous devriez avoir les mêmes postes de dépense au budget que sur votre état financier. Cela permet de faire beaucoup plus facilement des comparaisons budget versus réel. Si vous faites faire vos états financiers par un comptable, vous pouvez demander à celui-ci d’utiliser, dans la mesure du possible, les mêmes postes de dépense dans les états financiers que sur le budget.
- Évitez de regrouper trop de postes de dépense dans un poste global tel « Entretien ». En effet, en ayant des postes de dépense plus précis, cela facilitera le travail d’analyse qui vous permet de comprendre d’où proviennent les écarts lors de l’analyse des dépenses budgetées versus dépenses réelles.
- Suivez de près votre consommation électrique. Si votre projet de copropriété comporte plusieurs phases, parlez aux autres administrateurs afin d’évaluer la performance de votre immeuble par rapport aux autres phases. (Ok ok, je sais que vous n’avez pas toujours des relations harmonieuses avec vos voisins, mais faites un effort
). Blague à part, si vous voyez que votre consommation est plus élevée que dans les autres phases, peut-être devriez-vous songer à améliorer votre consommation électrique.
Faites un bon exercice prévisionnel
- Essayer de ne pas oublier de dépenses obligatoires afin de ne pas avoir à faire de cotisation spéciale en cours d’année. En procédant ainsi, vous vous assurez que les copropriétaires incluent dans leur budget personnel la dépense de frais de condo. Comme ils n’auront pas à faire un chèque additionnel pour des dépenses imprévues, vous aurez moins de problèmes en tant qu’administrateur à collecter les frais de condo. L’idée n’est pas de créer de « coussins » dans chaque poste de dépense, mais de faire un exercice de prévision le plus juste possible.
- Répartissez dans le temps les dépenses non récurrentes afin de permettre au syndicat de maintenir un budget stable chaque année. Par exemple, si vous savez que tous les 5 ans vous devez faire repeindre le fer forgé des balcons, incluez 1/5 de la dépense totale dans chaque budget annuel. Ainsi, le moment venu vous aurez donc la somme nécessaire pour faire les travaux requis.
- Cotissez suffisamment à votre fonds de prévoyance. 5% ce n’est pas suffisant, lisez cet article pour plus de détail. De cette façon, vous diminuez vos chances d’avoir à faire des cotisations spéciales dans le futur. « Pelleter par en avant » n’est pas une bonne façon de budgéter, car lors des travaux majeurs les problématiques importantes liées au paiement des frais de condo pourraient survenir.
Cédric Deschamps, Ing. jr.
Associé-fondateur
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Tél : 514-935-6999
Courriel : cedric.deschamps@solutioncondo.com
Rendez votre copropriété « Energy STAR »
Les dépenses énergétiques sont un coût important en copropriété. Les gens n’y pensent pas toujours, mais parfois seulement de petits changements peuvent vous faire économiser considérablement sur votre facture électrique. Je vais donc vous présenter quelques trucs que nous avons trouvés pour rendre votre copropriété « Energy STAR » et ainsi économiser des sommes substantielles.
Premièrement, vous pouvez changer vos ampoules par des ampoules fluocompactes homologuées Energy STAR. Je sais, tout le monde le dit, Hydro-Québec ne cesse d’en faire la promotion. Pour ceux qui le l’on pas encore fait, sachez que bien que le coût des ampoules soit plus élevé que des ampoules à incandescence traditionnelles, leur durée de vie est plus longue. Hydro-Québec nous offre sur son site un calculateur qui vous permet de calculer les économies réalisées en plus de vous fournir une remise postale à l’achat de ces ampoules. Cependant, n’oubliez pas que ces ampoules contiennent du mercure et qu’il faut les recycler, vous pourrez utiliser ce site pour trouver un endroit près de chez vous où vous pourrez déposer vos ampoules fluocompactes.
Deuxièmement, vous pouvez installer des thermostats électroniques dans les espaces communs. Étant donné que les thermostats électroniques sont plus précis, il y aura moins de variation de température et vous économisez jusqu’à 10% sur vos coûts de chauffage. De plus, Hydro-Québec vous offre des rabais à l’achat de ces thermostats, alors pourquoi ne pas en profiter?
Troisièmement, vous pouvez barrer l’accès de vos tout nouveaux thermostats électroniques, ça évitera que des copropriétaires frileux décident de monter la température ou ça évitera que certains copropriétaires, qui veulent trop économiser sur les factures d’électricité, ferment le thermostat du garage en plein hiver par exemple…
Quatrièmement, vous pouvez convertir vos indicateurs de sortie d’urgence à un système d’éclairage DEL que vous pourrez vous procurer chez un détaillant autorisé par Hydro-Québec. Vous pourriez obtenir une remise en plus d’augmenter la fiabilité des indicateurs de sortie et de diminuer les coûts d’entretien.
Finalement, vous pouvez faire l’installation de détecteurs de présence. Ils auront pour effet d’allumer et d’éteindre les l’éclairage lorsque nécessaire. En plus d’économiser sur la durée de vie de vos ampoules, vous réduirez votre facture électrique. Les détecteurs de présence sont très utiles où le taux d’occupation est irrégulier, par exemple les garages, les couloirs, etc.
Cédric Deschamps, Ing. jr.
Associé-fondateur
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Courriel : cedric.deschamps@solutioncondo.com